Was Sie bei der Wahl einer globalen Payroll-Lösung beachten sollten

Im Zeitalter der Digitalisierung und der Globalisierung ist internationale Expansion für Unternehmen nicht mehr nur eine Option, sondern eine schiere Notwendigkeit. International zu expandieren bringt jedoch viele Herausforderungen mit sich, darunter die Einhaltung lokaler Gesetze und Steuervorschriften, die interkulturelle Kommunikation und das Anwerben von internationalen Talenten, um nur einige zu nennen. Hinzu kommen die zahlreichen Herausforderungen einer globalen Payroll. 

Viele der Schwierigkeiten, die mit einer internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnung verbunden sind, lassen sich durch eine globale Payroll-Lösung beheben. Zu wissen, welche der angebotenen Lösungen die beste für das eigene Unternehmen ist, ist jedoch alles andere als einfach. Die Zahl der Anbieter wächst ständig und die Vielfalt der Produkte ist schlichtweg überwältigend.

Aus diesem Grund haben wir eine detaillierte Liste mit 12 Merkmalen und Kriterien zusammengestellt, anhand derer Sie eine solide globale Payroll-Lösung erkennen.

Sind Sie unsicher, ob Ihr Unternehmen wirklich eine zentralisierte Lösung für die globale Gehaltsabrechnung benötigt? Hier haben wir Ihnen 10 Gründe für eine globale Payroll-Lösung aufgelistet.

Beginnen wir mit den Grundlagen. Wie bei jeder anderen Dienstleistung, die Sie für Ihr Unternehmen in Anspruch nehmen, sollte auch die Implementierung Ihrer internationalen Gehaltsabrechnungslösung so schnell und reibungslos wie möglich erfolgen. Erkundigen Sie sich bei potenziellen Dienstleistern, wie die einzelnen Schritte der Implementierung aussehen werden und wie lange diese dauern wird. Vielleicht hat der Anbieter Ihrer Wahl sogar Case Studies von früheren Kunden, in denen Sie den Implementierungsprozess an einem Beispiel sehen können.

Ganz gleich, wie viele Funktionen eine globale Payroll-Plattform bietet, wenn sie schlecht zu bedienen ist, wird Ihr Team nicht glücklich damit sein. Softwarelösungen für die Gehaltsabrechnung sollten intuitiv und einfach zu bedienen sein. Darüber hinaus sollten sie an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst sein. Welche Daten und Funktionalitäten benötigen Sie? Wird die Plattform rund um die Uhr zugänglich sein? Ist sie cloudbasiert, um von überall auf der Welt zugänglich zu sein und neue Technologien nutzen zu können?

Globale Expansion ist ein fortlaufendes Projekt. Ist der Anfang einmal gemacht, wächst ein Unternehmen ständig weiter und expandiert in immer neue Märkte. Ein Expansionsstopp bedeutet meist, den Anschluss an die Konkurrenz zu verlieren. Genau aus diesem Grund ist es wichtig, dass eine globale Gehaltsabrechnungslösung skalierbar ist und Raum für Wachstum lässt. Das Hinzufügen neuer Payroll-Länder sollte ein einfacher Prozess sein, und die gewählte Gehaltsabrechnungslösung sollte genügend Länder abdecken, damit Ihr Unternehmen problemlos weiter wachsen kann. Bei Lano unterstützen wir die Lohn- und Gehaltsabrechnung in über 150 Ländern weltweit und unser Netzwerk wächst ständig weiter.

Automatisierung, Standardisierung und Konsolidierung bilden den Kern einer globalen Payroll-Lösung. Es geht darum, Prozesse und Datenformate zu standardisieren, den Datenaustausch zu automatisieren und die globalen Payroll-Daten in einer sogenannten “Single Source of Truth” zu konsolidieren. Dies führt nicht nur zu einer höheren Datentransparenz und -zuverlässigkeit, sondern bedeutet auch weniger Arbeit für Ihr Team. Wenn Daten nicht mehr manuell extrahiert und harmonisiert werden müssen, ist die Vorbereitung auf Audits oder die Erstellung von Berichten um einiges einfacher.

Und wo wir gerade beim Thema Payroll-Berichterstattung sind. Die Bandbreite der verfügbaren Reporting-Features ist ein weiteres Merkmal, auf das Sie bei der Auswahl einer Softwarelösung für Ihre globale Payroll achten sollten. Eine globale Gehaltsabrechnungsplattform sollte verschiedene Optionen fürs Reporting bieten, darunter länderspezifische und globale Reportings.

Es sollte möglich sein, dieselben Datensätze für jedes Land anzuzeigen und zu analysieren, um Vergleiche zwischen ihnen anstellen zu können. Transparente, verlässliche Payroll-Daten sind die Grundlage für fundierte Geschäftsentscheidungen.

Sie wissen nicht, was Sie mit all den Daten aus Ihrer Gehaltsabrechnung anfangen sollen? In diesem Blog-Beitrag erklären wir, wie Sie Payroll-Daten für Ihr Unternehmen nutzen können.

Die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften ist eine der wichtigsten Prioritäten für jedes Unternehmen. Es gibt viele verschiedene Compliance-Herausforderungen, mit denen international expandierende Unternehmen konfrontiert sind. Dazu gehört in erster Linie die Einhaltung von bestehenden Gesetzen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung und die rechtskonforme Verwaltung von Steuern und Sozialversicherungsabgaben.

Bei der Wahl einer internationalen Payroll-Lösung sollten Sie darauf achten, dass Ihre globale Compliance von Experten gewährleistet wird und dass der gewählte Anbieter ausreichend Erfahrung in diesem Bereich mitbringt. Fachkundige Beratung zu den Themen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialleistungen sollte für alle Länder verfügbar sein, die auf der Liste Ihrer internationalen Expansion stehen.

Effiziente Prozesse sind der Schlüssel zum Unternehmenserfolg. Es gibt viele verschiedene Tools, die Unternehmen einsetzen können, um die Verwaltung ihrer globalen Teams zu rationalisieren. Die Arbeit mit verschiedenen HR-Tools kann jedoch auch schnell zum Problem werden, wenn die Systeme nicht miteinander interagieren.

Für maximale Effizienz bei der Gehaltsabrechnung sollten Ihre Gehaltsabrechnungs- und HR-Systeme ineinander integriert sein, um einen nahtlosen Datentransfer zu ermöglichen. Das Gleiche gilt für Ihre Buchhaltungsprogramme. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass eine internationale Payroll-Softwarelösung eine offene Schnittstelle bietet, um die Integration mit Ihren bevorzugten Tools und die Optimierung Ihrer globalen Prozesse zu ermöglichen.

Bei einer internationalen Expansion ist es nicht immer notwendig oder gar empfehlenswert, gleich eine Tochtergesellschaft zu gründen. Zumal eine Firmengründung ein langwieriger und kostspieliger Prozess sein kann und ein großes finanzielles Risiko darstellt, wenn das Expansionsprojekt scheitert. Eine beliebte Alternative ist das Einstellen von Mitarbeitern mit einem Employer of Record (EOR).

Als rechtmäßiger Arbeitgeber Ihrer Mitarbeiter übernimmt der Employer of Record alle rechtlichen und verwaltungstechnischen Aufgaben des Arbeitsverhältnisses, während Sie die Kontrolle über die täglichen Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter behalten. Vielleicht möchten Sie in der Zukunft einen EOR-Service in Anspruch nehmen, anstatt direkt ein Büro in einem bestimmten Markt zu eröffnen. Um sich diese Option offen zu halten, empfiehlt es sich, bei der Wahl einer globalen Payroll-Lösung darauf zu achten, ob der Anbieter auch eine Employer of Record Option hat.

Löhne und Steuerabzüge zu berechnen ist bekanntermaßen nur die Hälfte der Arbeit, die bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung anfällt. Der zweite Teil des Prozesses besteht darin, dafür zu sorgen, dass Ihr internationales Team bezahlt wird. Dieser Teil des Gehaltsabrechnungsprozesses wird jedoch nicht zwangsläufig von einem Payroll-Anbieter abgedeckt. Tatsächlich gibt es einige Länder, in denen der Payroll-Partner per Gesetz keine Zahlungen im Namen des Arbeitgebers vornehmen darf. In diesem Fall - und auch bei der Arbeit mit internationalen Auftragnehmern - benötigen Unternehmen eine kosteneffiziente Lösung für internationale Zahlungen.

Eine globale Payroll-Lösung sollte diesem Umstand Rechnung tragen und die Möglichkeit bieten, Zahlungen an Mitarbeiter und Auftragnehmer in der ganzen Welt zu veranlassen, ohne sich auf langsame und teure SWIFT-Zahlungen verlassen zu müssen. Eine mögliche Lösung stellen sogenannte digitale Wallets wie unser Lano Wallet dar, welches schnelle internationale Zahlungen in 150 Länder und in über 50 verschiedenen Währungen ermöglicht.

Employee Experience spielt heutzutage eine immer wichtigere Rolle. Im Kampf um die besten Talente müssen sich Unternehmen bemühen, ihren Mitarbeitern die bestmögliche Erfahrung zu bieten. Das gilt auch für die Gehaltsabrechnung. Pünktliche Bezahlung ist in diesem Zusammenhang zwar ein zentraler Faktor, wird jedoch standardmäßig erwartet. Stattdessen wird zunehmend Wert auf Selbstbedienungsfunktionen für Mitarbeiter gelegt.

Eine globale Softwareplattform für die Gehaltsabrechnung sollte einen Zugang für Mitarbeiter haben, über den sie ihre Gehaltsabrechnungen online einsehen und ihre persönlichen Daten aktualisieren können, um nur die Grundfunktionen zu nennen. Solche Selbstbedienungsfunktionen sind auch für Ihr Unternehmen von Vorteil. Wenn sich Ihre Payroll- und HR-Teams nicht mit Mitarbeiteranfragen befassen müssen, bleiben mehr Kapazitäten für wichtigere Aufgaben.

Es gibt kaum ein Unternehmen, das nur mit festangestellten Mitarbeitern arbeitet. Vor allem schnell wachsende Start-ups und Scale-ups setzen oft auf Freelancer und Auftragnehmer, wenn sie auf einem neuen Markt Fuß fassen wollen. Externe Mitarbeiter ohne festen Anstellungsvertrag stellen einen erheblichen Kostenfaktor in Ihrer globalen Gehaltsabrechnung dar und sollten daher in Ihren Payroll-Daten berücksichtigt werden. Deshalb sollte eine globale Gehaltsabrechnungslösung sowohl Vollzeitmitarbeiter als auch Freelancer umfassen und konsolidierte Daten für Ihr gesamtes globales Team liefern. Idealerweise sollten darüber hinaus Tools zur Verwaltung von Auftragnehmern verfügbar sein.

Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten sind hochsensibel und erfordern daher hohe Schutzmaßnahmen. Bei der Wahl einer globalen Payroll-Lösung sollten Unternehmen die Sicherheit der verwendeten Datenbank sorgfältig prüfen, um Datendiebstahl zu verhindern. Ein weiterer zu prüfender Aspekt ist die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Datenschutzgesetze wie die DSGVO haben große Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung, und Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, um Geldstrafen zu vermeiden.

Mit diesen 12 Kriterien im Hinterkopf sollte die Auswahl einer internationalen Gehaltsabrechnungslösung für Ihr Unternehmen ein Kinderspiel sein. Aber wie wäre es, wenn Sie sich gleich eine globale Payroll-Lösung ansehen, die alle Kriterien erfüllt, anstatt unzählige Stunden mit der Recherche und dem Vergleichen der unterschiedlichen Anbieter zu verbringen.

Dank unseres Netzwerks erfahrener Payroll-Partner garantiert die globale Gehaltsabrechnungslösung von Lano Ihnen volle Compliance in über 150 Ländern weltweit. Unsere globale Payroll-Plattform ist darauf ausgerichtet, die Daten all Ihrer lokalen Payroll-Anbieter zu standardisieren, Datenflüsse zu automatisieren, und die Gehaltsabrechnungsdaten für Ihr gesamtes globales Team (einschließlich Freelancer und Auftragnehmer) auf einem einzigen Bildschirm zu konsolidieren, um volle Datentransparenz zu gewährleisten.

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