Selbstmanagement für Freelancer: Verfolge erreichbare Ziele

Du bist gut vorbereitet und startklar, was sind jetzt die ersten Schritte?

Wahrscheinlich ist das nicht die aufregendste Sache, um die du dich gerade kümmern möchtest, aber ein paar Prozesse, mit denen du dich und deine Projekte managen kannst, werden dir in Zukunft deine Arbeit erleichtern und dein Business vorantreiben. Denn Freelancer sind auf ihren Ruf angewiesen und da können dich Kleinigkeiten wie das Einhalten von Abgabefristen und Budgets klar von der Konkurrenz abheben.

Obwohl herkömmliche Projektmanagement-Techniken, wie z.B. das Wasserfall-Modell, für Solo-Selbstständige nicht unbedingt geeignet sind, kann agiles Projektmanagement aufgrund seiner flexiblen Strukturen dennoch gut funktionieren.

Hinweis: Dieser Blogbeitrag ist Teil unseres Lano Freelancer Guide. Wenn du die vorherigen Beiträge der Reihe noch nicht gelesen hast, empfehlen wir dir, dies zu tun, bevor du mit diesem Beitrag fortfährst.

Die vorherigen Beiträge findest du hier:

• Willkommen in der Ära der Freelancer

• Ich bin bereit, als Freelancer durchzustarten. Was jetzt?
  

Das Sagen zu haben, bringt Vor- und Nachteile mit sich. Wenn du den richtigen Weg findest, wie du dich selbst managen kannst, steuerst du in den ersten Monaten den richtigen Kurs an. Mit Tools wie monday.com, Trello oder Asana kannst du leicht sicherstellen, dass du deine Prioritäten richtig setzt und Projekttermine erfolgreich einhältst. Außerdem sind sie einfach zu benutzen – auch unterwegs. 

Tools zu haben, die deinen Arbeitsablauf managen, Informationen deiner Kunden sicher speichern und Rechnungen schnell erstellen, kann dein Leben zusätzlich deutlich vereinfachen. Lano macht all dies und noch mehr – es ermöglicht dir sogar, mit einem Klick aus Stundenzetteln Rechnungen zu erstellen (wir persönlich sind von diesem zeitsparenden Aspekt ganz begeistert).

Das gilt insbesondere in unsicheren Zeiten. Eine Möglichkeit, deinen Geldfluss zu meistern, besteht in einer einfachen monatlichen oder vierteljährlichen Geldfluss-Prognose und einem Budget. 

Wenn Kunden bei der Zahlung von Rechnungen in Verzug sind oder du in deinem Unternehmen in hohem Maße saisonabhängig sind, kann durch Taktiken wie Rechnungs-Factoring, bei dem eine dritte Partei das Geld für die Rechnung vorstreckt und einen Prozentsatz des Endbetrags übernimmt, der Cashflow auch in einkommensschwachen Monaten sichergestellt werden.

Für fast jeden sind sie ein Teil des täglichen Lebens. Wenn du in deinem Kalender Erinnerungen an Steuerfristen und Vorauszahlungstermine einträgst, hast du sie immer im Blick, wenn sie relevant werden. Und wenn du jeden Monat einen festen Betrag auf ein separates Konto einzahlst, kannst du sicherstellen, dass du die Steuergelder parat hast, sobald sie benötigt werden. 

Du solltest stetig daran arbeiten, neue potenzielle Kunden für dein Business zu werben. Denn so einfach, wie sich das umsetzen lässt, so deutlich spürst du die Konsequenzen, wenn dir die Aufträge mal ausgehen sollten. Hubspot bietet dir einen umfassenden Leitfaden mit vielen wichtigen Tipps dazu. Sie heben dabei deutlich die Vorteile von Inbound Sales hervor und zeigen einige Möglichkeiten für eine erfolgreiche Akquise auf – von der Recherche über die Bewertung von Leads bis hin zu der Frage, welche Kanäle an welcher Stelle im Funnel am besten funktionieren.

Bewahre deine Geschäftsbelege auf. Am besten verwendest du hierfür eine Online-Plattform mit deren Hilfe du sie verwalten und speichern kannst – glücklicherweise ist dies in den meisten Rechnungs-Tools bereits integriert. 

In Deutschland solltest du die Belege sieben Jahre lang aufbewahren, da sie jederzeit geprüft werden können. Wenn du in ein Restaurant oder in eine Bar gehst, solltest du immer nach einem Bewirtungsbeleg fragen. Auf diesem musst du festhalten, mit wem und aus welchem Anlass du dich getroffen hast und deine Angaben mit einer Unterschrift bestätigen.

Manchmal sind Geschäftsreisen eine notwendige Ausgabe. Glücklicherweise verringern die Kosten dafür, wie die meisten anderen Ausgaben, dein zu versteuerndes Einkommen. Das heißt noch lange nicht, dass du ab jetzt für deine Geschäftsreisen nur noch First-Class buchen sollst – ein erholsamer Schlaf auf einem 13-Stunden Flug kann sich aber durchaus positiv auf dein nächstes Meeting auswirken. Wenn dein Budget also für ein Ticket in der Business-Class reicht, kannst du dir das auch mal genehmigen.

Für uns hat es sich bewährt, immer die Belege über Ausgaben auf dem neuesten Stand zu halten und sie idealerweise in ein Online-Tool zu integrieren, das die Kosten nachverfolgt – eine Reihe von Rechnungstools haben dies bereits integriert.

Für Geschäftsreisen innerhalb und außerhalb Deutschlands gibt es festgelegte Sätze, die du als Freelancer erstattet bekommst. Gegebenenfalls kannst du dir dabei von deinem Steuerberater helfen lassen.

Außerhalb Deutschlands gibt es Tagespauschalen für Spesen und Reisen, so dass du diese Ausgaben leicht von deinem zu versteuernden Einkommen absetzen kannst. Wir haben dir die Tabelle 2019 und die Tabelle 2020 für internationale Ausgaben als Fußnoten hinzugefügt.

Hier noch einmal die wichtigsten Infos zusammengefasst:

• Sei dein eigener Manager, aber hole dir unterstützende Tools

• Behalte immer deinen Cashflow im Auge

• Spare früh und stetig für die Steuern

• Akquiriere auch an Tagen, an denen du dich nicht danach fühlst