#31 - Die wichtigsten Trends und Entwicklungen im HR-Bereich

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Die wichtigsten Trends und Entwicklungen im Bereich der Humanressourcen

mit Sabrina Fiorin, Marketingleiterin bei kiwiHR

Sandra Redlich 00:09

Vielen Dank, dass Sie heute bei uns sind. Meine erste Frage ist immer, damit wir alle verstehen, wo wir sind und in welcher Zeit wir uns befinden. Also, Sabrina, von wo aus sind Sie heute bei uns?

Sabrina Fiorin 01:35

Vielen Dank, Sandra, für die Einladung. Ich freue mich wirklich, heute mit dir zu sprechen. Und ich melde mich aus dem schönen München in Deutschland. Heute vom Büro aus, aber wir haben eine hybride Arbeitsweise. Es hängt also von jedem Tag ab, aber heute ist ein Bürotag.

Sandra Redlich 01:52

Ja, sehr schön. Ich habe früher in München gelebt. Und ja, das ist definitiv der Ort, an den ich zurückziehen würde, ich liebe, ich liebe München, ich bin so neidisch.

Sabrina Fiorin 02:00

Sehr schön. Was war dein Lieblingsort in München?

Sandra Redlich 02:05

Schwierig. Ich liebe das... Oh, Gott, was ist das Schloss? Das Schloss in der Stadt?

Sabrina Fiorin 02:11

Schloss Nymphenburg.

Sandra Redlich 02:12

Ja. Ich liebe es, dort spazieren zu gehen und zu joggen. Und am Ende, in den schönen Gärten, die sie dort haben, den Park. Ich liebe die Nähe zu den Bergen. Eine Stunde zum Skifahren. Das ist sehr schön. Zwei Stunden, weil alle fahren und man im Verkehr feststeckt.

Sabrina Fiorin 02:29

Das ist ganz normal.

Sandra Redlich 02:33

Ja, gut. Kannst du unseren Zuhörern heute erklären, was genau du in München machst? Und ja, was Ihre täglichen Aufgaben sind?

Sabrina Fiorin 02:43

Ja, also ich arbeite für eine HR-Softwarefirma, die KiwiHR heißt. Und ja, wir sind darauf spezialisiert, KMUs bei der Digitalisierung ihrer Prozesse zu helfen. Es waren also ziemlich aufregende zwei Jahre für uns, denn in letzter Zeit hat sich einiges verändert. Und ich bin hier der Marketingleiter. Ich kümmere mich also zusammen mit meinem Team um die Aktivitäten für unsere Märkte, also die DACH-Region, Frankreich und die englischsprachigen Länder. Also ja, es ist ziemlich aufregend.

Sandra Redlich 03:15

Ja, das klingt, als hättet ihr zwei sehr erfolgreiche Jahre hinter euch. Wie lange ist KiwiHR schon auf dem Markt?

Sabrina Fiorin 03:21

Es sind jetzt etwa drei oder vier Jahre. Ich glaube, 2017 war so etwas wie die Gründung und dann 18, die Markteinführung? Also ja.

Sandra Redlich 03:32

Ja. Und ich weiß, dass die letzten zwei Jahre in vielerlei Hinsicht sehr besonders waren. Aber ich glaube, es hat sich trotzdem viel verändert, vor allem, wenn es darum geht, wie wir arbeiten und wie Unternehmen ihre Personalabteilungen organisieren, wie sie mit Mitarbeitern arbeiten und was sie ihnen anbieten. Sie haben bereits erwähnt, dass Sie eine Art Hybridmodell haben. Es gibt jetzt viele verschiedene Arbeitsformen. Was sind Ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen, denen sich Personalabteilungen und Unternehmen heute stellen müssen, wenn es um die Arbeit geht?

Sabrina Fiorin 04:06

Ja, ich habe zu Beginn der Pandemie mit einigen Kunden gesprochen, und einer sagte mir: "Nun, ich war es gewohnt, im Büro herumzulaufen und zu sehen, wer da ist, mit den Leuten zu plaudern, und diese Dinge sind innerhalb von ein paar Tagen komplett verschwunden. Das war also eine ziemliche Umstellung für die Personalabteilungen, auch diese persönliche Komponente zu haben und zu sehen, wie die Atmosphäre ist. Gibt es vielleicht etwas, das angepasst werden muss, aber auch auf einer sehr praktischen Ebene? Wie stellen Sie sicher, dass Sie tatsächlich die Zeit haben, an der die Leute arbeiten, also vielleicht in Echtzeit, wie wissen Sie, wer wann verfügbar ist? Woher wissen Sie, wer von wo aus arbeitet? Wer ist im Büro? Wer ist vielleicht remote und auch Dinge wie eine Personalakte, die für Personalabteilungen sehr wichtig ist, und die man vielleicht noch als Papier im Büro hat. Wenn Sie nun von zu Hause aus arbeiten müssen, wie wollen Sie dann darauf zugreifen? Das war auch eine große Herausforderung, wie das ganze Onboarding, bei dem man normalerweise in ein Büro geht, vielleicht ein kleines Frühstück einnimmt oder seine Kollegen dort trifft. Und jetzt muss alles aus der Ferne geschehen. Wie kann man also sicherstellen, dass diese Verbindung überhaupt besteht? Ich glaube, das ist, ja, eine der Hauptkomponenten, die wir jetzt auch mit einer großen Resignation bemerken. Wenn Menschen sich entscheiden zu gehen, gibt es natürlich auch ein gewisses Maß an Frustration. Und ich würde sagen, dass es im Tagesgeschäft oder auf einer täglichen Basis ziemlich schwierig ist, zu verstehen, wie es den Leuten wirklich geht. Auch als Personalverantwortlicher, weil man vielleicht nur einen minimalen Einblick in den Gesamtzustand bekommt, vielleicht hat man nur ein Meeting, und dann gibt es vielleicht nicht einmal einen kleinen Check-in oder es gibt keinen Raum für einen persönlichen Austausch, um wirklich mehr über die Motivation der Person zu erfahren.

Sandra Redlich 06:05

Das ist eine Menge an Herausforderungen. Ich bin froh, dass vor allem der letzte Punkt, der Aspekt der psychischen Gesundheit und der Gesundheit, des allgemeinen Wohlbefindens der Mitarbeiter, ein großes Thema ist, dem sich viele Unternehmen immer mehr bewusst werden. Und es ist schön zu hören, dass HR-Lösungen oder -Anbieter dies auch wirklich berücksichtigen. Ist das etwas, das Ihrer Meinung nach in eine HR-Lösung aufgenommen werden sollte, dieser Gesundheitsaspekt? Und was sollte eine moderne Lösung, die den einzigartigen Herausforderungen, denen wir heute gegenüberstehen, gerecht wird, was sollte sie beinhalten?

Sabrina Fiorin 06:45

Also ich denke, dass es Aspekte gibt, die eine Software in diesem Umfang übernehmen kann. Ich denke, dass sich die Personalabteilung in diese Richtung entwickeln sollte, indem sie mehr Zeit für die Menschen hat. Als Teamleiter war es für mich zum Beispiel sehr wichtig, auch in Führungspositionen eine HR-Komponente zu haben, um besser zu verstehen, was meine Kollegen wirklich antreibt. Und wie können wir sicherstellen, dass diese individuellen Bedürfnisse in einem Team umgesetzt werden? Letztes Jahr habe ich zum Beispiel eine Zertifizierung eines Modells durchgeführt, das für die Organisationsentwicklung verwendet wird, und dabei habe ich festgestellt, dass viele Kollegen, die in der Personalabteilung arbeiten, sich jetzt tatsächlich um diese strategischen Themen kümmern. Ich denke also, dass wir als HR-Software dazu da sind, ihnen die manuelle Arbeit abzunehmen, so dass sie dann wirklich Strategien und Konzepte entwickeln können, die den Menschen helfen, also vielleicht auch den Managern helfen zu verstehen, was das Team braucht? Was kann man tun, um Konflikte zu lösen, die vielleicht auftreten, wenn man in einer Slack-Kommunikation schreibt, dass man nur ein Update von einem Kollegen haben möchte, und der das vielleicht ganz anders auffasst. Wenn ihr Bedürfnis nach Autonomie sehr hoch ist, dann fühlen sie sich vielleicht sehr kontrolliert, vielleicht fühlen sie sich sehr mikromanagt. Oder es gibt eine Person, die wirklich viel Struktur braucht, während die andere eher der Typ ist, der einen ganzheitlichen Überblick braucht. Es gibt also so viele verschiedene Menschen, und wie schafft man es, das innerhalb eines Teams in Einklang zu bringen und die Bedürfnisse des Teams mit den individuellen Bedürfnissen in Einklang zu bringen? Ja, und zwar auf eine positive und konstruktive Art und Weise, bei der sich jeder entfalten kann. Und auch das Unternehmen kann von jedem Talent und der Einzigartigkeit jedes Einzelnen profitieren.

Sandra Redlich 08:48

Ich finde es toll, dass Sie als erstes gesagt haben, dass man sich wieder auf die Menschen konzentrieren soll. Es geht also darum, dass sich die Personalabteilung wieder auf den Menschen konzentriert und versucht, sich auf den individuellen Aspekt zu konzentrieren. Aber dann geht es natürlich auch darum, wie die Menschen zusammenarbeiten. Ist das etwas, auf das Sie sich bei KiwiHR ebenfalls konzentrieren? Und wie kann Ihre Lösung in diesen Abteilungen helfen?

Sabrina Fiorin 09:15

Also, unsere Lösung ist eher auf kleine Unternehmen ausgerichtet. Das sind in der Regel diejenigen, die vielleicht 15 bis 50 Mitarbeiter haben. Und dann gibt es die üblichen Fälle, dass entweder der Geschäftsführer zum Personalleiter geht und sagt: Hey, bitte digitalisiere unsere Abteilung. Von einem Tag auf den anderen müssen sie also eine Lösung finden, wie sie all diese manuellen Prozesse abwickeln können, denn wir haben wirklich viele Kunden, die im Wesentlichen mit Excel-Tabellen gearbeitet haben, obwohl bekannt ist, dass 80 % der Excel-Tabellen innerhalb kürzester Zeit Fehler aufweisen. Ja, das ist nicht wirklich die ideale Situation, denn die Employee Journey oder auch die Employee Experience wird immer wichtiger und das Bewusstsein dafür steigt. Und selbst wenn Sie eine Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen erhalten und darin ein Fehler auftaucht. Ich bin mir nicht sicher, ob Sie sich darüber freuen würden. Das bedeutet, dass Sie sich vielleicht nicht respektiert fühlen, dass Sie das Gefühl haben, nicht wichtig genug für das Unternehmen zu sein, um wirklich sicherzustellen, dass dieser Prozess gut funktioniert. All diese kleinen Punkte, vom Onboarding über die Sicherstellung, dass das gesamte Inventar vorhanden ist, sogar noch mehr, wenn man von zu Hause aus arbeitet, bis hin zur Sicherstellung, dass die Zeiterfassung gut funktioniert, dass die Urlaubstage vorhanden sind und man nicht 15 Mal im Jahr den Personalleiter fragen muss: Hey, wie viele Tage habe ich jetzt? Ja, das sind alles Dinge, die auch für unsere Generation und die kommenden Generationen immer wichtiger werden. Dass die Dinge einfach sind, dass sie intuitiv sind, dass sie digitalisiert sind, dass man nicht zwei Wochen lang ein neues Tool lernen muss, bis man es wirklich versteht. Aber unser Ansatz ist, dass man innerhalb von ein paar Stunden, je nach Größe des Unternehmens, aber es ist ziemlich schnell, und man kann es einfach starten und hat alle seine Daten da. Und die Mitarbeiter sind in der Regel sehr zufrieden, weil wir auch eine mobile Anwendung haben. Wenn man also eine Pause einlegen und ein bisschen Yoga machen möchte, oder wenn man einfach ein bisschen spazieren gehen möchte, weil man merkt, okay, ich bin jetzt nicht wirklich konzentriert, lass uns eine kleine Pause machen. Das kann man einfach mit der App machen. Und das sind Dinge, von denen ich glaube, dass sie immer mehr an Bedeutung gewinnen.

Sandra Redlich 11:40

Ich finde es gut, dass Sie die Mitarbeitererfahrung erwähnt haben. Ich denke, das ist ein wichtiger Punkt, vor allem wenn man von zu Hause aus arbeitet oder sogar eine Remote-Einstellung wählt. Das wird immer wichtiger. Sie haben Ihre App erwähnt, und vielleicht sollten Sie sich darauf konzentrieren, eine Pause zu machen und in sich zu gehen und ein bisschen achtsamer mit Ihrer Arbeit und Ihren persönlichen Erfahrungen zu sein. Ist das einer der wichtigsten Faktoren für Ihre Mitarbeitererfahrung? Und was sind andere Dinge, die Sie in Betracht ziehen? 

Sabrina Fiorin 12:12

Ich denke, dass die Möglichkeit, alles in Echtzeit zu sehen, eine gute Erfahrung für die Kollegen und für den Manager ist, weil man nicht raten muss, was hat Sandra mir gesagt? Ist sie heute im Home Office oder morgen? Oder ach ja, heute hatte sie einen Arzttermin. Also fängt sie vielleicht später an. All diese Dinge sind für Sie in Echtzeit in einem Dashboard sichtbar. Ich denke also, das ist schon ein positiver Faktor. Und wahrscheinlich auch die Intuitivität, weil man einfach alles auf einen Blick hat, und das macht das Leben ein bisschen einfacher.

Sandra Redlich 12:47

Ja, auf jeden Fall. Die Digitalisierung und die Tatsache, dass alles jederzeit für jeden zugänglich ist, macht meiner Meinung nach schon einen großen Unterschied. Ist das etwas, das Sie vielleicht von anderen HR-Softwarelösungen unterscheidet? Oder wo sehen Sie Ihren USP, ich möchte sagen, Ihre Besonderheit, im Vergleich zu anderen HR-Tools?

Sabrina Fiorin 13:13

Ich meine, ich denke, dass der HR-Markt ziemlich gesättigt ist. Es gibt also eine Menge großartiger Wettbewerber mit großartigen Tools. Wahrscheinlich würde ich sagen, dass es um Transparenz und Intuitivität geht. Außerdem wollen wir den Mitarbeitern Autonomie geben, so dass sie im Grunde jederzeit Zugriff auf ihre Daten haben. Und so, ja, es ist, als ob man sie ermächtigen würde. Die Personalabteilung ist nicht mehr diese Blackbox, bei der man nicht wirklich weiß, was mit meinen Urlaubstagen passiert ist. Wo ist meine Gehaltsabrechnung? Man kann sie ganz einfach hochladen. Und Sie haben Ihre Personalakte dort. Und wenn man, ja, unterwegs ist oder wo auch immer, hat man seine Daten rund um die Uhr dabei. Ja, das ist also eine Sache, die uns vielleicht ein bisschen von anderen unterscheidet, aber ja, es ist schwierig im HR-Bereich, weil, wissen Sie, die Software ist jetzt alle ziemlich ähnlich. Ich würde also sagen, dass es für kleinere Unternehmen eine sehr gute Lösung sein könnte, weil wir keine Implementierungsgebühr verlangen und alles recht schnell geht. Auch der Kundenerfolg. Wir haben für jeden Markt einen persönlichen Kundenbetreuer. Normalerweise erhält man während der Geschäftszeiten innerhalb von drei Minuten eine Antwort. Also, ja, unsere Kollegen sind da sehr entgegenkommend.

Sandra Redlich 14:47

Und haben Sie auch, oder in welchem Sinne hat KiwiHR... Da habe ich mich vertan. Inwiefern bietet KiwiHR auch Optionen für Unternehmen, die vollständig remote arbeiten, oder einfach nur für Mitarbeiter, die über den ganzen Ort verteilt sind? 

Sabrina Fiorin 15:07

Sie können zum Beispiel individuelle Richtlinien und Checklisten festlegen. Wenn Sie also zum Beispiel ein hybrides Onboarding haben, können Sie dort einen Prozess definieren, ebenso wie für das Offboarding. Und ja, auch über z.B. Arbeitszeitmodelle können Sie ganz individuelle auswählen. Auch für das Abwesenheitsmanagement, z.B. wird unser Urlaub automatisch berechnet. Also wenn du in Australien bist, ich bin in Deutschland, weiß Kiwi Bescheid, und der Personalleiter muss sie nicht anrufen, um im Grunde alle Gesetze und alle Besonderheiten der einzelnen Länder zu kennen. 

Sabrina Fiorin 15:49

Wahrscheinlich auch, weil man in Deutschland jetzt tatsächlich die Anzahl der Tage, die man aus der Ferne oder im Home Office gearbeitet hat, in der Steuererklärung angeben kann. Das habe ich gerade gemacht, ich glaube vor zwei Wochen, und ich habe gerade in Kiwi nachgesehen. Okay, wie viele Tage habe ich also im Home Office gearbeitet? Wie viele Tage hatte ich Urlaub? Und ja, das ging ziemlich schnell, muss ich zugeben. Das war also sehr nützlich.

Sandra Redlich 15:49

Ja. Und ich meine, das wäre so hilfreich, so hilfreich auch für Arbeitnehmer, denn ich erinnere mich, wenn man am Ende des Jahres seine Steuererklärung macht, oder am Anfang des Jahres, und man muss zurückdenken, okay, wie viele, wie viele Tage habe ich frei genommen? Und wie viele Tage war ich krank, und dann muss man ausrechnen, wie viele Arbeitstage das Jahr hat, das habe ich alles manuell gemacht. Und das ist nicht lustig. Wenn es also eine Möglichkeit gäbe, das online zu machen... 

Sandra Redlich 16:37

Ja, das stimmt, denn viele Länder haben aufgrund der Pandemie spezielle Lösungen für die Arbeit von zu Hause und das Home Office entwickelt. Das ist also ein erstaunliches und schnell einsetzbares Werkzeug, das ist ziemlich cool. Wie stellen Sie fest, wann Sie neue Funktionen entwickeln? Oder haben Sie über den Kundenerfolg gesprochen? Wie erkennen Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden, wenn es etwas Neues gibt, das vielleicht in Ihr System implementiert werden muss, oder ein völlig neues Thema? Heutzutage geht alles sehr schnell und die Entwicklungen sind sehr schnell. Wie identifizieren Sie die Trends oder Entwicklungen in der HR-Welt, die Sie in Ihre Lösung integrieren müssen?

Sabrina Fiorin 17:23

Das Feedback unserer Kunden ist sehr, sehr wichtig für uns. Und es gibt regelmäßige Treffen zwischen unseren Kundenerfolgsmanagern und dem Produktteam, in denen sie sagen: Hey, ich habe dieses Feedback bekommen, diese Funktion wäre sehr notwendig oder nützlich für unsere Kunden. Dann sammeln wir und setzen Prioritäten, aber normalerweise versuchen wir, diese Funktionen so schnell wie möglich zu implementieren, basierend auf dem Feedback, das wir bekommen. Das ist natürlich ein sehr, sehr wichtiger Teil, um zu wissen, dass wir nicht raten, okay, dann machen wir vielleicht diese Funktion. Wir konzentrieren uns lieber darauf, was die Bedürfnisse sind? Und wie können wir diese Probleme lösen? 

Sandra Redlich 18:02

Ich denke, dann hätten Sie wahrscheinlich einen sehr guten Überblick darüber, was die Zukunft bringen könnte, denn Sie sind genau dort, wo Sie mit kleinen Unternehmen sprechen, denn sie müssen sich anpassen, und sie sind meistens viel schneller in der Lage, sich an Veränderungen anzupassen. Und sie sind auch gut aufgestellt. Wohin wird sich Ihrer Meinung nach der aktuelle Stand der Arbeit in Zukunft entwickeln? 

Sabrina Fiorin 18:25

Was die Personalabteilung betrifft, sehe ich zum Beispiel die Menschen und die Kultur als Hauptthema. Der ganze Aspekt, z. B. ein Ziel für ein Unternehmen zu haben und individuelle Ziele zu haben. Und die Kombination, wirklich mehr Klarheit über die individuellen Bedürfnisse zu bekommen und diese in Einklang zu bringen, zum Beispiel, wie passen Ihre Bedürfnisse in ein Unternehmen, in Ihr Umfeld und in Ihre Aufgaben? Und all dieses kontinuierliche Lernen und das Finden neuer Modelle, z. B. wenn Sie ein hohes Bedürfnis nach Autonomie haben, liegt Ihr Ziel vielleicht auch darin, einen Teil einer freiberuflichen Tätigkeit zu haben. Und vielleicht kann auch Ihr Unternehmen einen Beitrag dazu leisten, weil Sie in diesen 10 %, 20 % der Zeit so viele Erfahrungen sammeln, dass Sie vielleicht in den Aufbau Ihres eigenen Projekts investieren, das Sie dann auch für das Wachstum Ihres Unternehmens nutzen können. Ich denke also, es sollte auch mehr um Flexibilität gehen, darum, jeden Menschen so zu akzeptieren, wie er ist, und zu versuchen, das in ein Unternehmen einzubringen, anstatt diese sehr strengen Strukturen zu haben, wo man einfach sagt: Okay, das ist es, was wir tun. Und das haben wir schon immer so gemacht, und entweder passt man hierher oder nicht. Das ist sozusagen der ganze Lernprozess eines Unternehmens. Ich denke, das ist etwas, das passieren muss. Außerdem müssen wir einen großen Rücktritt und den Krieg um Talente ausfechten. Warten wir also ab, wie lange es dauern wird. Ich bin da recht optimistisch.

Sandra Redlich 20:03

Ich liebe es. Das war ein schönes Schlusswort. Wiederum wird der Mensch in die Personalabteilung zurückgebracht. Ich denke, so würde ich es zusammenfassen. Das klingt sehr schön. Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, heute mit uns zu sprechen und Ihre Arbeit und Ihre Leidenschaft für die Personalabteilung mit uns zu teilen. Ich weiß das wirklich zu schätzen. Und ja, genießen Sie die Sonne in München, falls es da draußen überhaupt Sonne gibt. 

Sabrina Fiorin 20:28

Ich danke Ihnen vielmals. Ja, wir haben heute schöne Sonne und vielleicht mache ich einen Spaziergang im Schloss Nymphenburg. 

Sandra Redlich 20:34

Ja! Das macht mich neidisch. Ja, mach das. Genieße, genieße was es zu bieten hat. Es ist ein wunderschöner Ort. Nochmals vielen Dank und einen schönen Tag. 

Sabrina Fiorin 21:03

Danke, Sandra.