#4 - Wie Remote-First-Unternehmen Compliance-Risiken minimieren können

• Employer of Record: Also known as an international PEO (Professional Employment Organization), an EOR enables businesses to efficiently hire and onboard employees without the cost and risk of establishing a local entity.

• Scheinselbständigkeit: When employees are misclassified as employees instead of independent contractors, this is known as false self-employment.

• Arbeitnehmerüberlassung: Temporary work

• A (short) guide to hiring and paying remote contractors

• How to hire a remote team

• How to build and manage a globally distributed team

Wie Remote-First-Unternehmen ihr Compliance-Risiko minimieren können

mit Andrea Carlon

Andrea Carlon 0:00  

Eine der Fragen gegen Ende ist, wo würden Sie von zu Hause aus arbeiten, z.B. überall dort, wo es eine gute Internetverbindung gibt, also nicht in Deutschland.

Maddie Duke 0:10  

Du hörst gerade The State Of Work, den Podcast von Lano. Bei The State Of Work geht es darum, seinen Platz in einer sich verändernden Arbeitswelt zu finden, als Einzelperson oder als Unternehmen. In jeder Folge beschäftigen wir uns mit den Vorteilen und Einschränkungen, die sich aus der Fernarbeit und der Flexibilität ergeben. Und wir werfen einen Blick darauf, wie wir arbeiten, wie wir Mitarbeiter einstellen und führen und wie wir in dieser zunehmend globalen Arbeitswelt leben. Ich bin Ihre Gastgeberin, Maddie Duke, und heute sprechen wir über Compliance. 

Immer mehr Unternehmen beginnen mit der Einführung von Richtlinien für die Telearbeit und versuchen, dezentrale und verteilte Teams aufzubauen. Die Arbeit mit Remote-Talenten bringt zwar eine Reihe von Vorteilen mit sich. Sie kann aber auch Herausforderungen mit sich bringen, nicht zuletzt die Frage der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, die für die Beschäftigung in verschiedenen Städten und Ländern auf der ganzen Welt gelten. 

Mein heutiger Gast ist Lano's eigener Leiter für Partnerschaften, Andrea Carlon. Andrea wird das Thema Compliance näher beleuchten und uns einige Tipps und Lösungen geben, die wir bei der Einstellung von Mitarbeitern am anderen Ende der Welt beachten sollten. 

Hallo Andrea, und vielen Dank, dass Sie bei uns sind. 

Andrea Carlon 1:31  

Danke, dass ich dabei sein darf. Ich freue mich sehr darauf, mit Ihnen über das heutige Thema zu sprechen.

Maddie Duke 1:37  

Fantastisch. Ich freue mich darauf, zu hören, was Sie zu sagen haben. Könntest du uns ein wenig über deine Rolle bei Lano und deine Arbeit als Anwältin davor erzählen? 

Andrea Carlon 1:47  

Ja, natürlich. Bei Lano kümmere ich mich um Partnerschaften, was in der Regel bedeutet, dass ich potenzielle Unternehmen und Organisationen ausfindig mache, die Lano dabei helfen können, unser Produktangebot zu erweitern und die mit unserer Mission und Vision übereinstimmen. Sobald der Match mit dem Unternehmen hergestellt ist, arbeite ich funktionsübergreifend an der Implementierung und Umsetzung dieser Partnerschaft, d. h. ich arbeite mit den Leuten aus den Bereichen Produkt, Marketing, Ops, Vertrieb usw. zusammen. Ich bemühe mich auch regelmäßig um eine sehr offene Kommunikation mit unseren Partnern, falls wir auf Probleme stoßen und um die Leistung der Partnerschaft wirklich messen zu können.

Maddie Duke 2:29  

Sehr gut. Das hört sich nach einer anstrengenden Rolle an, die Sie da haben. Und bevor Sie zu Lano gekommen sind, haben Sie als Anwalt gearbeitet, ist das richtig?

Andrea Carlon 2:37  

Ja, das ist richtig. Ich habe einen juristischen Hintergrund. Ich habe einen Master an der NYU gemacht. Und ich habe im Bereich Datenschutz und IP-Recht gearbeitet.

Maddie Duke 2:48  

Wow! Ich bin sicher, es gibt eine Menge Dinge, über die wir Sie befragen könnten. Aber heute werden wir über alles reden, was mit der Einhaltung von Vorschriften zu tun hat. Die Einhaltung von Vorschriften ist ein wichtiges Thema, wenn es darum geht, Arbeitnehmer aus der ganzen Welt zu beschäftigen. Was ist Compliance? Und warum ist sie so wichtig?

Andrea Carlon 3:09  

Die Einhaltung von Vorschriften ist von entscheidender Bedeutung und stellt, wie Sie sagten, eine große Herausforderung für Unternehmen dar. Wenn man über Compliance spricht, kann das viele Dinge bedeuten und es ist wie ein Universum. Aber wenn es um Unternehmen geht, die mit ihren Mitarbeitern zu tun haben, bezieht sich Compliance auf die Einhaltung von Arbeitsgesetzen, -vorschriften und -regeln und all die verschiedenen Auswirkungen, die das auf andere Rechtsbereiche haben kann, wie Vertragsrecht, Steuern, Sozialversicherung, Verwaltungs- und Zivilrecht usw. Aus Unternehmenssicht bedeutet die Einhaltung der Vorschriften auch, dass man sich darüber im Klaren sein muss, wer die zuständigen Behörden sind, welche Ermittlungsbefugnisse sie haben und welche Geldstrafen bei Nichteinhaltung der Vorschriften verhängt werden können. Die eigentliche Herausforderung besteht meiner Meinung nach darin, dass Unternehmen und Betriebe mit Talenten aus der ganzen Welt zusammenarbeiten. Höchstwahrscheinlich haben Sie das Fachwissen in einem bestimmten Land, in dem Land, in dem Sie tätig sind, in dem Ihre Unternehmen ihren Sitz haben, und wenn Sie die Beschäftigungsregeln, Vorschriften und Behörden in diesem Land kennen, aber wenn es um andere Länder geht, haben Sie nicht unbedingt dieses Wissen oder das Know-how für die Einstellung. Hier können Ihnen Lösungen wie Lano helfen.

Maddie Duke 4:33  

Richtig? Okay. Wenn ich das also richtig verstanden habe, könnte ich, wenn ich jemanden nicht vorschriftsmäßig einstelle, in allen möglichen Bereichen Bußgelder riskieren. Also nicht nur ein Arbeitsvertrag, sondern auch Steuerrecht und Sozialversicherung.

Andrea Carlon 4:56  

Ganz genau.

Maddie Duke 4:57  

Es ist also sehr wichtig, da wir derzeit so viele Unternehmen haben, die global einstellen und mit entfernten oder verteilten Teams arbeiten wollen. Aber sie müssen sicherstellen, dass sie diese kniffligen Probleme umgehen können. Wenn ein Unternehmen also Talente aus dem Ausland einstellen will, kann es jemanden als Auftragnehmer, Freiberufler oder Angestellten einstellen. Was würden Sie sagen, sind einige der Probleme, die Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften haben, wenn sie Auftragnehmer oder Freiberufler einstellen oder mit ihnen arbeiten?

Andrea Carlon 5:32  

Ich würde sagen, dass bei der Einstellung eines Freiberuflers oder Auftragnehmers in der Regel das Risiko einer falschen Einstufung als Arbeitnehmer oder einer Scheinselbstständigkeit am häufigsten genannt wird. Es gibt weltweit einen allgemeinen Konsens darüber, was eine legitime Einstufung als Auftragnehmer ist. Wenn die Person also festgelegte Arbeitszeiten hat, bestimmte Sozialleistungen erhält, Dinge wie die Durchführung von Spätbewertungen übernimmt oder sogar wichtige Entscheidungen für das Unternehmen trifft, dann gilt sie als Arbeitnehmer. Die Behörden sind weltweit auf der Suche nach Unternehmen, die versuchen, diese Art von Angestelltenverhältnissen zu verschleiern, indem sie sie als Auftragnehmer falsch einstufen. Genau hier kommt Lano ins Spiel. Mit einem gut ausgearbeiteten Vertrag für Freiberufler können Unternehmen nachweisen, dass sie tatsächlich unabhängige Mitarbeiter im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen eingestellt haben. Wir haben in Lano auch andere Compliance-Tools. Das ist also das Hauptproblem bei der Einhaltung von Gesetzen, auf das sich die Leute beziehen, wenn sie über die Einstellung von Auftragnehmern/Freelancern sprechen.

Maddie Duke 6:58  

Richtig. Also diese falsche Einstufung, ob die Person tatsächlich ein Angestellter oder ein Auftragnehmer ist. Ich weiß, dass man das auf Deutsch Scheinselbständigkeit nennt. Könnten Sie unseren Zuhörern ein wenig mehr darüber erklären, was Scheinselbständigkeit ist?

Andrea Carlon 7:19  

Das war sehr schön formuliert! Scheinselbstständigkeit liegt also vor, wenn jemand als Selbstständiger oder Freiberufler gemeldet ist und die Behörden oder Gerichte festgestellt haben, dass er in Wirklichkeit ein Angestellter ist, der berufliche Tätigkeiten unter der Aufsicht und Unterordnung eines Unternehmens ausübt. Was also klassischerweise wie ein Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verhältnis aussieht, ist eine solche Scheinselbstständigkeit oft ein Weg, um die Zahlung von Sozialhilfe und Arbeitslosengeld zu umgehen oder zu vermeiden, und auch ein Weg, um die Arbeitsgesetzgebung zu umgehen, zum Beispiel durch die Umgehung der Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung und zur Einkommensteuer. Die Realität sieht so aus, dass sich die Gesetzgebung oft langsamer anpasst als die Geschäftspraktiken, und Dinge wie der Aufstieg der Gig-Economy und die Pandemie, in der wir uns gerade befinden (COVID), haben die Unternehmen dazu gebracht, flexiblere vertragliche Vereinbarungen zu suchen. Es ist also eine knifflige Angelegenheit. Für den deutschen Fall möchte ich anmerken, dass ich nicht berechtigt bin, hier in Deutschland als Anwalt aufzutreten oder Rechtsberatung zu leisten, aber im Großen und Ganzen bezieht sich dies auf das gerade beschriebene Konzept mit den von den Arbeitsbehörden festgelegten Folgen. Wenn also das Finanzamt oder die Sozialversicherungsträger eine vertragliche Vereinbarung als Beschäftigung qualifizieren, können sowohl der Freiberufler als auch sein Vertragspartner mit schwerwiegenden negativen Konsequenzen rechnen. So kann das Unternehmen beispielsweise dazu verurteilt werden, bis zu vier Jahre rückwirkend Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen. Und auch steuerliche Konsequenzen drohen, etwa die Rückzahlung der zuvor aus den Rechnungen des Scheinselbstständigen abgezogenen Mehrwertsteuer.

Maddie Duke 9:21  

Aha. Es klingt also so, als gäbe es Auswirkungen für beide Seiten, für den Freiberufler und für die Person, die den Freiberufler beauftragt. Beide Seiten müssen natürlich darauf achten, was in ihrem Heimatland oder in dem Land, in dem sie leben oder in dem sie anheuern, vorgeschrieben ist, und sich dessen bewusst sein. Es ist also ein komplexes Thema. Und nur zur Klarstellung für alle Zuhörer: Diese Einstufung der Scheinselbstständigkeit ist nicht nur eine Sache, die in Deutschland vorkommt. Das ist etwas, das überall auf der Welt vorkommt, oder?

Andrea Carlon 9:56  

Richtig.

Maddie Duke 9:57  

Es ist ein globales Konzept. Wie ich bereits erwähnt habe, gibt es einen Konsens darüber, was weltweit als Klassifizierung für Auftragnehmer gilt. Und es gibt eine Reihe von Tests, die auf lokaler Ebene etwas anders aussehen können, aber im Grunde genommen zielen sie alle darauf ab, herauszufinden, ob es sich bei der Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer oder zwischen Arbeitgeber und unabhängigem Auftragnehmer handelt.

Maddie Duke 10:23  

Okay, wenn ich also ein Unternehmen bin, sagen wir, ich bin irgendwo anders auf der Welt ansässig, und ich erwäge, einen Freiberufler einzustellen, der in Deutschland ansässig ist, um z. B. meine Designarbeit auszulagern, wie kann ich dann sicher sein, dass der Arbeitnehmer wirklich ein unabhängiger Auftragnehmer ist und nicht sozusagen eine Scheinselbstständigkeit ausübt?

Andrea Carlon 10:47  

Klassischerweise würde ich sagen, dass es eine Reihe von Dingen gibt, die ein Unternehmen tun kann, um die Kontrolle zu gewinnen, wenn es einen Freiberufler anstellt, und um wirklich sicherzustellen, dass diese Person ein unabhängiger Auftragnehmer ist. Dazu gehört die Erstellung einer Checkliste oder die Verwendung einer bereits vorbereiteten Checkliste, die der Auftragnehmer ausfüllen muss. Das ähnelt dem, was ich den KYF-Prozess (Know Your Freelancer) nenne, bei dem es darum geht, dass Ihr Freiberufler weiß, ob er mit mehr als einem Kunden zusammenarbeitet, und dies wirklich zu einem Teil Ihres Onboarding-Prozesses macht. Darüber hinaus können Sie dies auch zu einem Teil Ihrer regelmäßigen Basis machen, indem Sie eine vierteljährliche oder jährliche Checkliste erstellen und diese verschicken, was dazu beitragen kann, das Risiko einer falschen Klassifizierung zu mindern. Und zusätzlich gibt es in Deutschland (aber auch in anderen Ländern ist das relativ ähnlich) einen formulierten Test, bei dem Fragen gestellt werden wie: (und ich werde sie jetzt vorlesen) können Unternehmen dabei helfen, festzustellen, ob es sich wirklich um einen Freiberufler handelt? Ist der Freiberufler frei von den Weisungen seines Vertragspartners? Hat der Freiberufler die Kontrolle über seine Arbeitszeiten? Unterscheidet sich die Tätigkeit des Freelancers von derjenigen des Arbeitgebers des Vertragspartners? Ist der Freiberufler von der Abgabe regelmäßiger Arbeitsberichte befreit? Kann der Freiberufler seinen Arbeitsort frei wählen? Akquiriert der Freiberufler neue Kunden und betreibt er Marketing für sich selbst? Verfügt der Freiberufler über eine eigene Unternehmenswebsite? Bezahlt ein Vertragspartner nur für die vom Freiberufler erbrachten Leistungen? Und wird der Freiberufler von seinem Vertragspartner nicht bezahlt, wenn er im Urlaub ist? Dies sind einige der Dinge, die den Behörden bei der Unterscheidung helfen. Es ist also äußerst hilfreich, diese Dinge im Vorfeld und während des Einführungsprozesses zu klären.

Maddie Duke 12:55  

Vielen Dank, dass Sie diese Liste mit uns geteilt haben. Sie ist natürlich sehr umfangreich, und ich denke, dass wir als Freiberufler auch die Seite der Freiberufler berücksichtigen müssen, und zwar auch deren Seite. Also, wenn du in einer Situation bist, in der du einen, sagen wir mal einen Hauptkunden hast und der dich fragt, ob du Vollzeit zur Verfügung stehen sollst, was sind einige Dinge auf dieser Liste? 

Andrea Carlon 13:27

Festgelegte Arbeitszeiten? Zum Beispiel? 

Maddie Duke 13:31

Ja, genau, die diktieren, wann und wo du arbeiten kannst? Oder bieten sie dir Urlaubsgeld an? Und das ist etwas, worauf man als Freiberufler achten muss, um sicherzustellen, dass man mehrere Kunden hat und dass man tatsächlich als unabhängige, selbständige Person arbeitet.

Andrea Carlon 13:55  

Ganz genau. Einige Warnhinweise, die man beachten sollte? 

Maddie Duke 14:01

Ja, absolut. Und gibt es noch andere Schritte? Diese Checkliste, die Sie erwähnt haben, gehört also zu einem Onboarding-Prozess mit einem Auftragnehmer oder einem Freiberufler? Gibt es noch andere Schritte, die Sie empfehlen würden? Oder Dinge, die beim Onboarding eines unabhängigen Auftragnehmers berücksichtigt werden sollten?

Andrea Carlon 14:19  

Auf jeden Fall, ich meine, nicht nur im Hinblick auf die Einhaltung von Vorschriften, aber andere Dinge, die man empfehlen kann, sind ein Rahmenwerk, das die Beziehung regelt. Ich würde sagen, dass es nicht um die Einhaltung von Vorschriften im engeren Sinne geht, sondern darum, den Auftragnehmer darauf aufmerksam zu machen, ob das Unternehmen über Richtlinien oder bestimmte kulturelle Aspekte verfügt, damit die Arbeit reibungsloser verläuft. Und dann, denke ich, ist die Einhaltung der Vorschriften eher ein Rahmen, um diese Beziehung auf sichere Weise zu regeln. Diese Vereinbarung sollte in der Regel Dinge wie Rechte an geistigem Eigentum, Eigentumsklauseln, Datenschutzklauseln, Geheimhaltungsklauseln enthalten, und Sie können auch eine Geheimhaltungsvereinbarung aufsetzen. Das alles ist sehr, sehr empfehlenswert.

Maddie Duke 15:24  

Richtig, vielen Dank, dass Sie das mit uns geteilt haben. Ja, es gibt beim Onboarding so viel zu beachten. Welche Risiken bestehen, wenn man sich nicht an die lokalen Compliance-Richtlinien und -Vorschriften hält, sowohl für das Unternehmen als auch für den Arbeitnehmer?

Andrea Carlon 15:45  

Wie ich bereits erwähnt habe, haben wir einige der möglichen Geldstrafen für Unternehmen und Auftragnehmer durchgesprochen. Und ich denke, das ist so ziemlich selbsterklärend. Es ist jedoch von Fall zu Fall sehr unterschiedlich. Und es hängt wirklich davon ab, ob die Sache an eine Behörde oder an ein Gericht geht. Ich möchte den berühmten Fall anführen, der vor kurzem in einigen Ländern, wie Spanien oder Frankreich, bis zum Obersten Gerichtshof ging, als es um den Fall der Fahrer von Lieferunternehmen ging. Aber auch hier ist es wirklich von Fall zu Fall, und es hängt wirklich davon ab, wie groß das Ausmaß ist, wie groß der Umfang ist. Und wie lange machen Sie das schon? Und natürlich gibt es Möglichkeiten, das Gegenteil zu beweisen, um das Risiko zu mindern und zu verhindern, dass es bis vor den Obersten Gerichtshof geht.

Maddie Duke 16:38  

Ja. Für alle, die den Delivery-Rider-Fall nicht kennen: Könnten Sie uns einen kleinen Überblick darüber geben, was dort passiert ist? War das ein Fall von massenhafter, also Sie wissen schon, massenhafter Scheinselbstständigkeit, oder

Andrea Carlon 16:55 

Das ist etwas, das in der Presse aufgetaucht ist, und ich bin sicher, dass jeder, der den Podcast hört, googeln und sich diese Fälle ansehen sollte. Denn im Moment bin ich mir nicht einmal sicher, wo sie im Moment stehen. Aber ich weiß, dass es wieder auf den Punkt der Gesetzgebung zurückgeht, die manchmal nicht so angepasst ist, wie es die Geschäftspraktiken erfordern. Und da wir uns gerade mitten in der Pandemie befinden, hat sich der Trend zu flexibleren und ortsungebundenen Arbeitskräften wirklich beschleunigt. Hinzu kommt die Gig-Economy, in der Unternehmen mit solchen Situationen konfrontiert sind, in denen die Arbeitsgesetze ein wenig anachronistisch sind und ein wenig hinterherhinken. Der Fall der Fahrer ist also nur ein Beispiel dafür, dass Unternehmen diese Art von Vereinbarungen mit Auftragnehmern nutzen, um mit einer großen Anzahl von Menschen arbeiten zu können. Ja, aber ich würde jedem empfehlen, einen Blick darauf zu werfen. 

Maddie Duke 18:06  

Ja, großartige Sache, wir können vielleicht auch etwas dazu in die Show Notes einfügen. Werfen Sie also einen Blick darauf, wenn Sie mehr über diesen Fall wissen wollen. Wie würden Sie also vorschlagen, einen ordnungsgemäßen Onboarding-Prozess für die Einstellung von Remote-Talenten einzurichten, der den Vorschriften entspricht? Wenn man also die Einhaltung der Vorschriften berücksichtigt? Was würden Sie für das Onboarding empfehlen? 

Andrea Carlon 18:33 

Also, ein bisschen eine Wiederholung der vorherigen Fragen? Wiederum mit dieser Checkliste, um sicherzustellen, dass die Person wirklich ein unabhängiger Auftragnehmer ist? Ich würde noch hinzufügen, dass man auch eine Due-Diligence-Prüfung durchführen sollte, d. h. man sollte verstehen, wie hoch das Risiko in dem Land ist, in dem man sich mit dem Auftragnehmer einlässt, und man sollte sich auch in Fällen, die nicht so offensichtlich sind oder vielleicht eher "schwarze Schwäne" darstellen, von lokalen Anwälten oder Steuerexperten beraten lassen. Und dann würde ich sagen: All dies kann und sollte durch eine Drittanbieterlösung wie Lano ergänzt werden, wo wir Ihnen helfen, all diese Prozesse einzurichten und alles auf einer Plattform zu sehen.

Maddie Duke 19:24  

Das ist fantastisch. Vielen Dank! 

The State of Work wird Ihnen von Lano präsentiert. Lano bietet alle notwendigen Tools, um ein globales Team an einem Ort aufzubauen und zu verwalten. Und auf der anderen Seite bietet es Freiberuflern eine einfache Möglichkeit, Rechnungen und Aufgaben zu verwalten. Lano kümmert sich auch um die Einhaltung von Vorschriften für Unternehmen, die Remote-Talente an Bord holen wollen. Erfahren Sie mehr unter lano.io 

Maddie Duke 19:54  

Ich bin hier mit Andrea Carlon. Wir haben gerade über die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer gesprochen. Aber Unternehmen können auch Vollzeit-Fernarbeitskräfte als Mitarbeiter von überall auf der Welt beschäftigen. Die Einstellung von Mitarbeitern im Ausland kann auch kompliziert sein, vor allem, wenn man in dem Land, in dem man jemanden einstellen möchte, keine Geschäftseinheit hat. Welche Möglichkeiten haben die Unternehmen also, Andrea?

Andrea Carlon 20:19  

Wenn Sie nicht über das nötige Fachwissen verfügen, d. h. wenn ein Unternehmen nicht über das Fachwissen, die Ressourcen oder die Zeit verfügt, um eine juristische Person in dem Land zu gründen, in dem es jemanden einstellen möchte, oder wenn es sich nicht mit dem Risiko einer falschen Einstufung auseinandersetzen möchte, über das wir vorhin gesprochen haben, oder mit Scheinselbstständigkeit, der Arbeit mit unabhängigen Auftragnehmern, können Unternehmen etwas nutzen, das als Mitarbeiter- oder Aktenlösung bezeichnet wird. In Deutschland ist dies unter dem Namen Arbeitnehmerüberlassung bekannt (und ich werde dieses Wort tatsächlich auf Deutsch sagen, also entschuldigen Sie bitte meine deutsche Aussprache).

Maddie Duke 20:55  

Sehr gut! 

Andrea Carlon 21:03

Es ist also eine globale Beschäftigungslösung, ein "Employer of Record".

Maddie Duke 21:10  

Also der "Employer of Record". Wenn ich das richtig verstanden habe, handelt es sich dabei um ein Unternehmen, das in einem anderen Land gegründet wird und als Arbeitgeber fungiert - ist das richtig?

Andrea Carlon 21:18  

Ganz genau. Es handelt sich also um eine globale Beschäftigungslösung, die es jedem Unternehmen ermöglicht, Talente in einem anderen Land zu beschäftigen, in dem sie keine eigene Rechtspersönlichkeit haben. Der "Employer of Record" wird also zum legalen Arbeitgeber im Namen des Kundenunternehmens und übernimmt die gesamte Haftung für alles, was mit dem Arbeitnehmer zu tun hat. Der "Employer of Record" kümmert sich also um die Einhaltung aller Vorschriften. Er erstellt die Verträge, führt die Lohnabrechnung vor Ort durch und sorgt dafür, dass alle arbeitsrechtlichen Vorschriften eingehalten werden. Das auftraggebende Unternehmen kann jedoch weiterhin die alltäglichen Aktivitäten des Arbeitnehmers verwalten. Wenn Sie weitere Informationen darüber wünschen, können Sie auf unsere Website lano.io gehen und in unseren Lösungen eine mit dem Namen "Global Employment" finden, wo Sie viele weitere Informationen darüber finden können.

Maddie Duke 22:14  

Großartig, vielen Dank. Ist dieser "Employer of Record" also nicht nur eine europäische Sache? Es ist ein globales Konzept. Ist das richtig?

Andrea Carlon 22:23  

Ja. Globale Beschäftigung, wir nennen es Global Employment Solutions oder auch Employer Of Record, ist also wirklich etwas sehr Globales, wie der Name schon sagt. Es ist ein Markt, der auf etwa 1,1 Milliarden geschätzt wird, und es wird erwartet, dass er in den kommenden Jahren stark wachsen wird, wissen Sie, angesichts von COVID und Dingen wie dem Brexit und dem Trend, von überall aus zu arbeiten. Es gibt sie schon seit einiger Zeit, die Lösungen für Arbeitgeberunterlagen. Aber was die Akzeptanz angeht, also die Unternehmen, die Arbeitgeberdatensätze kaufen oder diese Art von Diensten nutzen, so waren das in der Vergangenheit vor allem US-amerikanische Unternehmen. Aber das ändert sich gerade sehr. Wir beobachten, dass viele europäische Unternehmen diese Möglichkeit nutzen, um bei ihren internationalen Einstellungsstrategien und -praktiken flexibler zu werden. Etwa 80 % der Mitarbeiter, die über Employer of Record eingestellt werden, befinden sich in APAC und EMEA. Es ist also in der Tat eine sehr globale Lösung.

Maddie Duke 23:35  

Wenn ein Unternehmen in einen neuen Markt expandieren und dort Mitarbeiter einstellen wollte, würde es dann jemanden aus dem Unternehmen in ein anderes Land schicken, um dort zu leben und all die regulären Prozesse zu durchlaufen, die mit der Gründung eines Unternehmens in einem anderen Land verbunden sind.

Andrea Carlon 24:02  

Das ist einer der Anwendungsfälle. Wir sehen viele Anwendungsfälle aufgrund von COVID, bei denen Mitarbeiter, insbesondere in den USA, Großbritannien und Europa, beschließen, ihren Standort zu verlegen. Da also in absehbarer Zeit oder zumindest im nächsten Jahr niemand mehr ins Büro kommt, beschließen sie, in ihre Heimatländer zurückzukehren. Dabei kann es sich um wichtige Mitarbeiter für die Unternehmen handeln. Eine Möglichkeit für Unternehmen, die Vorschriften einzuhalten und ihre wichtigen Mitarbeiter zu halten, besteht also in der Nutzung von Employer-of-Record-Lösungen. Die andere Möglichkeit, die Sie erwähnt haben, ist die Erprobung neuer Märkte, bei der Sie flexibel genug sein wollen, um z. B. Spanien zu testen, um in der Nähe Ihrer Kunden zu sein, oder es gibt andere geschäftliche Gründe, die dafür sorgen, dass Sie flexibel genug sind, um jemanden im Land zu haben, ohne den Prozess der Gründung einer juristischen Person durchlaufen zu müssen, der in vielen Fällen bis zu einem Jahr dauern kann, und in Zeiten von COVID wird dies noch verschlimmert, weil viele Institutionen Rückstände haben, sich verzögern oder sogar geschlossen sind, wie wir bei vielen öffentlichen Ämtern auf der ganzen Welt sehen.

Maddie Duke 25:16  

Und soweit ich weiß, halten viele Länder auch die Einwanderung auf oder legen zumindest Obergrenzen fest. Gerade jetzt, oder zumindest bei Reisen.

Andrea Carlon 25:22

Ganz genau.

Maddie Duke 25:26

Und wenn es um die Beendigung von Verträgen geht, von Arbeitnehmerverträgen, ist das etwas, womit ein Employer Of Record auch umgehen kann?

Andrea Carlon 25:37  

Auf jeden Fall. Das ist der Grund, warum es für Unternehmen sehr attraktiv ist, denn die Kündigung ist etwas, das schwierig zu handhaben ist. Jedes Land hat seine eigenen Vorschriften. Und manchmal weiß man nicht, wie viel Zeit im Voraus man dem Mitarbeiter mitteilen muss, wenn man die Beziehung mit ihm nicht fortsetzen möchte. Unter dem Gesichtspunkt der Haftung und des Risikos ist das alles in der Arbeitgeberakte geregelt. Im Wesentlichen unterzeichnet der Geschäftspartner oder der Kunde einen Rahmenvertrag, in dem in der Regel festgelegt ist, wie lange im Voraus das Unternehmen den Arbeitgeber informieren muss, wenn es einen Mitarbeiter entlassen will. Es ist also eine wirklich flexible Lösung. Und der Kunde kann auch sicher sein, dass er im Rahmen der lokalen Gesetze konform bleibt.

Maddie Duke 26:27  

Und wie sieht es mit der Bezahlung meiner Mitarbeiter aus? Ist das etwas, um das sich ein Employer of Record ebenfalls kümmern würde? Oder wie gehe ich bei der Bezahlung internationaler Mitarbeiter vor?

Andrea Carlon 26:40  

Ganz genau. In Bezug auf Zahlungen, egal ob Sie mit einem Auftragnehmer oder Freiberufler arbeiten, wie wir im ersten Teil dieses Podcasts besprochen haben, oder ob Sie Vollzeitmitarbeiter bezahlen, können Sie dies über Lano tun. Wir haben eine Zahlungslösung, mit der Sie Ihre Mitarbeiter in über 40 Währungen bezahlen können. Wir kümmern uns also um alle grenzüberschreitenden Zahlungen, und es ist eine sehr wettbewerbsfähige Lösung, bei der die Kunden wirklich nur sehr, sehr geringe Gebühren zahlen müssen. Und Sie haben die Möglichkeit, in vielen Währungen zu zahlen, was ich phänomenal finde. Die anderen Teile, ja. Wenn es um die lokale Lohn- und Gehaltsabrechnung von Vollzeitbeschäftigten geht, übernimmt der Employer of Record auch diesen Teil. Das ist also etwas, das definitiv abgedeckt ist.

Maddie Duke 27:39  

Okay. Also, die Einhaltung der Vorschriften ist insgesamt ein sehr umfangreiches Thema, und wenn es darum geht, Mitarbeiter aus der Ferne einzustellen, gibt es eine Reihe von Risiken. Sind Sie der Meinung, dass das Compliance-Risiko ein Grund dafür ist, keine Mitarbeiter aus der Ferne einzustellen? Oder glauben Sie, dass es genügend sichere Lösungen gibt und Wege, wie Unternehmen diesen Trend umgehen können?

Andrea Carlon 28:08  

Ich würde sagen, absolut nicht. Ich meine, es sollte Unternehmen nicht davon abhalten, Mitarbeiter aus der Ferne einzustellen, nur weil sie dadurch so viele ungenutzte und unentdeckte Talente verpassen würden. Ich würde den Unternehmen also wirklich empfehlen, im Ausland nach Talenten zu suchen und wirklich von überall aus einzustellen. Natürlich ist die Einhaltung der Vorschriften ein wichtiges Thema. Wie ich bereits eingangs erwähnt habe, ist es schwierig, sich darin zurechtzufinden, und es ist knifflig. Aber es gibt Lösungen, die Unternehmen dabei helfen. Und Lano ist ein Beispiel dafür, wo wir uns wirklich auf die Einhaltung der Vorschriften für das Onboarding, die Zahlungen und die Rechnungsstellung für Ihre Remote-Mitarbeiter konzentrieren und dem Unternehmen die Möglichkeit geben, sich auf seine Strategie für Remote-Einstellungen zu konzentrieren.

Maddie Duke 29:05  

Ja, genau. Lano nimmt also das Risiko für das Unternehmen aus dem Weg, so dass sich das Unternehmen auf die Auswahl der besten Mitarbeiter und sein eigenes Geschäft konzentrieren kann. Ganz genau. Diese Aktivität. Sehr gut. Andrea, vielen Dank, dass Sie Ihr Wissen heute mit uns geteilt haben. Bevor wir uns verabschieden, möchte ich Ihnen noch ein paar Fragen zu Ihren eigenen Erfahrungen mit der Fernarbeit stellen. Sind Sie bereit? 

Andrea Carlon 29:32

Auf jeden Fall. 

Maddie Duke 29:35

Das ist vielleicht eine offensichtliche Frage, aber arbeiten Sie derzeit aus der Ferne?

Andrea Carlon 29:42  

Ja.

Maddie Duke 29:45  

Wir sind im Moment eingeschlossen.

Andrea Carlon 29:46  

Ganz genau. Ich wollte sagen, dass ich denke, dass im Moment wegen der Pandemie die meisten Bürojobs wegfallen. Wir arbeiten aus der Ferne, unser Unternehmen hat seinen Sitz in Deutschland, und vor kurzem wurden neue Beschränkungen für und als Folge von COVID eingeführt. Ich habe also immer noch die Möglichkeit, ins Büro zu kommen, wenn ich das möchte, was ich für sehr wichtig halte. Aber unser Unternehmen hat auch eine Richtlinie für Fernarbeit, die es mir ermöglicht, eine Hybridlösung zu finden, die meiner Meinung nach die beste für mich ist.

Maddie Duke 30:26  

Toll, und was gefällt Ihnen am meisten an der Fernarbeit? Oder was ist für Sie die größte Herausforderung bei der Fernarbeit?

Andrea Carlon 30:34  

Das, was ich am meisten liebe, ist, dass ich nicht pendeln muss. Niemand mag den morgendlichen Arbeitsweg mit allen anderen. Und ich denke, dass man seinen eigenen Zeitplan und seine eigenen Termine aufstellen kann. Wenn ich also in der Mittagspause in den Supermarkt gehen will, um einzukaufen oder die Waschmaschine anzustellen, kann ich das tun. Und das ist etwas, das ich zu schätzen weiß. Was ich als Herausforderung empfinde, ist manchmal der Mangel an menschlicher Interaktion. Ich treffe mich gerne mit meinen Kollegen, und ich denke, dass virtuelle Tools eine große Hilfe sind (virtuelle Meeting-Tools), aber es ist einfach nicht dasselbe.

Maddie Duke 31:19  

Ich meine, ja, ganz sicher. Ich glaube, Sie sind definitiv nicht der Einzige, der diesen Aspekt der Heim- oder Fernarbeit als Herausforderung empfindet, vor allem im Moment, weil so viele Menschen in diese Situation hineingeworfen wurden. Einige von uns haben sich schon vor dem COVID für die Telearbeit entschieden und waren sich der damit verbundenen Herausforderungen vielleicht ein wenig mehr bewusst. Was tun die Leute in Ihrem Büro, um Kontakte zu knüpfen? Haben Sie so etwas wie einen wöchentlichen, sozialen Zoom-Anruf?

Andrea Carlon 31:54  

Wir haben so etwas wie Checkpoints während der Woche, um so etwas wie die Situation am Wasserspender zu replizieren oder zu simulieren. Denn ich denke, das ist wahrscheinlich das, was am meisten am virtuellen Arbeitsplatz und bei der Arbeit aus der Ferne vermisst wird. Und so haben wir alle drei Tage ein kleines 30-minütiges Treffen, an dem jeder teilnehmen kann. Und wir führen einfach eine Art "Water-Cooler"-Gespräch, z. B. "Wie war dein Tag?" oder "Wie war dein Wochenende?", um uns auszutauschen, denn Slack oder andere Tools erfüllen diesen Zweck nicht wirklich. Das ist also die Art, wie wir sie erstellen.

Maddie Duke 32:43  

Großartig. Und ich denke, die Menschen kommunizieren und knüpfen Kontakte auf unterschiedliche Art und Weise, und schriftliche Kommunikation ist nicht jedermanns Sache.

Andrea Carlon 32:52  

Ja, genau! Wir bringen alle ein Glas Wein mit oder, wenn es gegen Ende des Tages ist, ein Glas Wein oder Bier. Und tagsüber gibt es einen Kaffee. Wir versuchen also auch, es wie eine Kaffeepause zu gestalten.

Maddie Duke 33:04  

Ja, das ist toll. Es ist immer sehr interessant zu erfahren, was andere Unternehmen tun und wie sie mit den Menschen und der sozialen Seite der Fernarbeit umgehen. Und noch eine Frage: Was war Ihre erste Erfahrung mit der Arbeit aus der Ferne? Vor COVID? Oder war dies Ihre erste Erfahrung mit der Arbeit aus der Ferne?

Andrea Carlon 33:30  

Ich habe schon vor COVID aus der Ferne gearbeitet. Vor COVID habe ich etwa sechs Jahre lang in den USA gelebt. Ich bin im März dieses Jahres (2020) nach Berlin gezogen, genau als die COVID stattfand. Das war eine interessante Zeit! Damals in New York habe ich für ein FinTech-Unternehmen gearbeitet, das Niederlassungen in den USA und Südafrika hatte. Und in den USA in New York. Der größte Teil des Büros gehörte zum Geschäftsentwicklungsteam, so dass die Leute viel unterwegs waren. Und wir haben es wirklich sehr flexibel gemacht, damit die Leute die Möglichkeit hatten, ins Büro zu kommen, wenn sie es brauchten, und ansonsten von zu Hause oder von Spanien aus zu arbeiten (ich komme ursprünglich aus Spanien). Wenn ich also meine Familie besuchte, hatte ich die Möglichkeit, von dort aus zu arbeiten. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es in Ländern wie den USA vor der Einführung von COVID sehr üblich war, aus der Ferne zu arbeiten. Und ich glaube, als Folge von COVID wurden viele andere Unternehmen in anderen Ländern in die Lage versetzt, ihr gesamtes Unternehmen auf Fernarbeit umzustellen. Und ich glaube, es hat viele Leute überrascht, was man aus der Ferne alles erreichen kann. Die Unternehmen wachsen immer noch, treiben das Geschäft voran, sind innovativ und verkaufen. Das hat einigen Leuten, die nicht an Remote-Arbeit geglaubt haben, bewiesen, dass dies tatsächlich ziemlich gut funktioniert.

Maddie Duke 35:09  

Ja, das ist großartig. Sie haben ein paar Themen angesprochen, die wir hoffentlich auch in zukünftigen Episoden behandeln werden. Ja, es war ein sehr interessantes Jahr, und besonders für Sie, wenn Sie während der Pandemie in eine andere Stadt gezogen sind, war es ein turbulentes Jahr. Wenn Sie von einem beliebigen Ort auf der Welt aus arbeiten könnten, wo würde das sein?

Andrea Carlon 35:33  

Das ist eine knifflige Frage. Ich denke, das ist eine schöne Frage. Es ist eine schwierige Frage. Denn in Zeiten von COVID ist es nicht so, dass wir einfach in ein Flugzeug springen und irgendwohin gehen können. Also

Maddie Duke 35:43  

Ja, es ist wieder mehr zu einem Traum geworden, dieser digitale Nomadenlebensstil,

Andrea Carlon 35:47  

Ganz genau. Aber ich denke, wenn ich die Möglichkeit hätte, zurück nach Berlin zu kommen oder wirklich überall hin zu gehen, ohne Grenzen, ohne abgeschottet zu sein usw., dann würde ich mich wahrscheinlich für einen Ort im Süden Spaniens entscheiden, wie Tarifa in Cádiz, weil dort das Wetter extrem gut ist, es gibt einen Strand, das Essen ist auch ausgezeichnet. Und es gibt eine wirklich gute Internetverbindung. Ich glaube also nicht, dass man noch etwas anderes braucht. Ich meine, das sind die Schlüsselelemente, um ein glückliches Leben in der Ferne zu führen.

Maddie Duke 36:23  

Das klingt fantastisch. Ich würde gerne zu Ihnen kommen und mich Ihnen anschließen. Um ehrlich zu sein, das klingt wie ein Traum.

Andrea Carlon 36:27  

Machen wir's. Ja!

Maddie Duke 36:31  

Vielen Dank, dass du dir die Zeit genommen hast, Andrea, und danke, dass du dieses heikle Thema beleuchtet hast, vor dem die Leute vielleicht ein bisschen Angst haben, du weißt schon, das Risiko der Einhaltung von Vorschriften, und irgendwie zögern, eine Beschäftigung in verschiedenen Ländern in Betracht zu ziehen. Vielen Dank also, dass Sie uns gezeigt haben, dass es möglich ist und dass es keine beängstigende oder zu riskante Sache sein muss, die man tun kann.

Andrea Carlon 36:59  

Ganz genau. Danke, Maddie. Es war mir ein Vergnügen, mit Ihnen über dieses Thema zu sprechen. Und genau. Es sollte keine abschreckende Sache sein. Egal, ob es sich um Start-ups in der Anfangsphase oder um größere Unternehmen handelt, jeder steht vor diesen Problemen. Und ich denke, dass Lösungen wie Lano das Leben wirklich einfacher machen und es den Unternehmen ermöglichen, sich auf ihre Strategien zur Einstellung von Mitarbeitern aus der Ferne zu konzentrieren und die Einhaltung der Vorschriften einfach an Dritte wie uns zu übergeben.

Maddie Duke 37:31  

Ganz genau. Vielen Dank, Andrea, dass du bei The State of Work dabei bist.

Andrea Carlon 37:37  

Ich danke Ihnen, Maddie.

Maddie Duke 37:41  

Wenn Sie mehr über das wissen möchten, was wir heute besprochen haben, ob Sie nun ein Freiberufler sind, der sichergehen will, dass er nicht in einer Scheinselbstständigkeit landet, oder ein Entscheidungsträger in einem Unternehmen, der international einstellen will, dann schauen Sie auf podcast.lano.io in unseren Showotes nach. Dort finden Sie eine Kopie von Andrea's KYF oder Know Your Freelancer Checkliste und andere hilfreiche Ressourcen. 

Danke fürs Zuhören und bis zum nächsten Mal bei The State of Work.