Was tun, wenn Kunden nicht (pünktlich) zahlen

Das Szenario ist bei Freelancern beziehungsweise Selbstständigen besonders verhasst: Der Fälligkeitstermin einer Forderung ist gekommen und der Kunde hat immer noch nicht gezahlt. Wo größere Unternehmen den Sachverhalt vermutlich schnell an die Mahnabteilung weiterleiten, haben Selbstständige i.d.R. keinen solchen organisierten Apparat verfügbar, um säumige Kunden zur Zahlung zu bewegen. Guter Rat ist dann oft teuer. Gilt es doch, die Balance zwischen einer berechtigten Forderung und der Kundenbindung zu halten.

Was du tun kannst, wenn Kunden nicht oder nicht fristgerecht bezahlen, haben wir dir in folgender Übersicht kompakt zusammengefasst.

Diese Möglichkeit ist meist die beste. Im Gespräch mit dem Kunden können Zahlungsprobleme oft schnell aus der Welt geschafft werden. Der Kunde hat die Gelegenheit, den Sachverhalt zu klären. Vielleicht ist die Rechnung einfach nur auf dem falschen Schreibtisch gelandet oder das Geld wurde auf ein falsches Konto überwiesen. Oft kann einer zügigen Zahlung dadurch nachgeholfen werden, dass du locker bleibst und sympathisch herüberkommst. Wer nicht postwendend die Mahnkeule schwingt, hat oft bessere Karten, das Geld schnell auf dem Konto zu entdecken.

Die beiden Verfahren bieten dir als Freelancer zwei Vorteile. Zum einen kann es bereits der Grund sein, einen Auftrag an dich zu vergeben, wenn der Kunde attraktive Zahlungsmethoden wie die Ratenzahlung angeboten bekommt. Zum anderen ist es eine gute Strategie, einem in Zahlungsschwierigkeiten geratenen Kunden etwas entgegenzukommen und ihm anzubieten, die ausstehende Rechnung nicht als Gesamtsumme bezahlen zu müssen. Die Kulanz überzeugt im Sinne einer nachhaltigen Kundenbindung und unterstützt Freelancer oder Freiberufler dabei, komplette Forderungsausfälle zu vermeiden.

Skonto ist eine überaus charmante Möglichkeit auch für Selbstständige, wenn Kunden zu einer besseren Zahlungsmoral erzogen werden sollen. Skonto bedeutet, dass der Kunde einen bestimmten Betrag von der Gesamtsumme abziehen kann, wenn die Rechnung in einer bestimmten Frist bezahlt wird. Der Betrag wird an einem Prozentsatz festgemacht, der vorher vereinbart wurde. Eine solche Zahlungsbedingung könnte beispielsweise sein: Betrag zahlbar innerhalb von 60 Tagen netto, Skonto bis 14 Tage 3 Prozent. Hier wird sich der Kunde genau überlegen, ob er tatsächlich nicht frühzeitig zahlt - vor allem dann, wenn es sich um hohe Beträge handelt.

Diese beiden Varianten basieren jeweils darauf, dass ein gewisser Betrag vor der vollen Erbringung der Leistung zu zahlen ist. Im Fall einer Anzahlung ist dies ein Teilbetrag, der vorher vereinbart wird. Bei der Vorauszahlung ist der gesamte Betrag vorab fällig. Beides ist für dich als Freelancer mit Sicherheit verbunden - die Vorauszahlung natürlich mehr als die Anzahlung. Dennoch profitieren Selbstständige auch von der Anzahlung, da es die Zahlungsmoral der Kunden in Bezug auf den Rest des Geldes effektiv verbessert. Die Anzahlung kann im Vergleich zur Vorauszahlung die Kaufentscheidung eines Kunden zudem positiv beeinflussen, weil nicht die gesamte Summe vorab aufzubringen ist.

Manchmal kommt es vor, dass Kunden mehrere Aufträge gebucht haben, die teilweise bezahlt sind, teilweise aber auch nicht. Dass Ratenzahlungen vereinbart, aber nicht eingehalten wurden. Dass die Übersicht, die ein Kunden über seinen Verbindlichkeiten eigentlich haben sollte, nicht mehr vorhanden ist. Dann kann eine Fixzahlung, die pauschal alle noch relevanten Forderungen beinhaltet, vereinbart werden. Womöglich kann dem Kunden in diesem Zuge auch ein kleiner Rabatt gewährt werden, um noch schneller an sein Geld zu kommen.

Factoring ist nicht nur bei kleinen und mittleren Unternehmen als Finanzierungsinstrument beliebt, mittlerweile machen auch immer mehr Freelancer und Freiberufler von dieser Möglichkeit Gebrauch. Unter Factoring versteht man, dass Forderungen vor Fälligkeit an eine Bank oder andere spezialisierte Anbieter übertragen werden. Dieses Forderungsmanagement ist für Freelancer und andere Selbstständige mit zwei überzeugenden Vorteilen verbunden. Zum einen kann sich nun die Bank mit dem zahlungsunwilligen beziehungsweise zahlungsunfähigen Kunden und dessen Rechnungen befassen. Zum anderen wird die Liquidität der Freelancer so erfreulich erhöht.

Die automatisierte Rechnungsstellung ist eine effiziente Ansage an deinen Kunden: Bei mir gewährleistet ein gut funktionierendes System, dass Rechnungen termingerecht verschickt werden. Das bedeutet zwischen den Zeilen natürlich auch: Der Eingang von Zahlungen wird ebenfalls automatisiert überwacht und womöglich werden auch eventuelle Mahnungen computergestützt verschickt. Die Nutzung von Anbietern automatisierter Rechnungsstellung bietet oft nicht nur Freelancern, sondern in gleichem Maße auch den Auftraggebern Vorteile. Diese können durch automatisierte Prozesse ihren Zeit-, Kosten- und Personalaufwand reduizieren und damit Verwaltungskosten sparen.

Wenn alles nichts nützt und der Kunde keine Zahlung leistet, gilt auch für Freelancer beziehungsweise Selbstständige, die Forderung konsequent nachzuverfolgen. Da sind in erster Linie natürlich die klassischen Mahnungen, die viele Kunden oft schnell zur Zahlungsbereitschaft erziehen können. Verschickte Mahnungen dienen auch als Grundlage bzw. Beweise für (außer)gerichtliche Mahnverfahren, wenn eine Forderung vor Gericht oder auch im Rahmen eines außergerichtlichen Rechtsverfahrens behandelt werden sollte. Eine weitere Möglichkeit ist das Inkasso. Hier können Freelancer und Selbstständige einen professionellen Inkassodienst beauftragen, der die Expertise und Erfahrung besitzt, eine Forderung effizient einzutreiben. Hier sollte unbedingt auf seriöse Inkasso-Anbieter geachtet werden.

Abschließend gilt: Ein gewisser Forderungsausfall ist etwas, was auch für Freelancer zum unternehmerischen Alltag gehört. Manchmal sollte man sich auch die Energie einteilen und einer komplizierten Forderung nicht rücksichtslos nachjagen. Als Verlust kann diese Forderung in der Steuererklärung geltend gemacht werden und hat dann zumindest noch positiven Einfluss auf die Steuer, die auch Selbstständige zu zahlen haben.