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Sandra Redlich
Sie wissen, dass das Onboarding von Mitarbeitern wichtig ist. Sie haben es von der Personalabteilung gehört, Sie haben es von Ihrem Vorgesetzten gehört, und Sie haben im Internet darüber gelesen. Aber was ist mit dem Offboarding von Mitarbeitern?
Vielleicht fragen Sie sich, was es mit diesem Prozess auf sich hat und ob Sie etwas tun sollten, um Mitarbeitern beim Ausscheiden aus Ihrem Unternehmen zu helfen. Deshalb untersuchen wir in diesem Artikel die Bedeutung des Offboarding von Mitarbeitern und stellen eine umfassende Checkliste für das Offboarding vor.
Was ist Offboarding?
Warum Offboarding genauso wichtig ist wie Onboarding
Die Vorteile des Offboarding
Bewährte Praktiken für das Offboarding
Offboarding-Checkliste
Unter Offboarding versteht man den Prozess des Ausscheidens eines Mitarbeiters. Dies bezieht sich sowohl auf Fälle, in denen ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, als auch auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses eines Mitarbeiters.
Dazu gehören Aufgaben wie:
Abschluss aller Aufgaben und Projekte des Mitarbeiters
Sicherstellung, dass alle Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters auf einen anderen Mitarbeiter übertragen werden
Durchführen eines Austrittsgesprächs
Wiedererlangung von Vermögenswerten des Unternehmens
Sicherstellen, dass der Mitarbeiter in gutem Einvernehmen geht
Dies kann sowohl für Sie als auch für Ihre ehemaligen Mitarbeiter ein schwieriger Prozess sein. Daher ist es wichtig, dass Sie einen soliden Plan haben, der sicherstellt, dass dieser Übergang nahtlos und respektvoll verläuft.
Wir sprechen oft über das Onboarding neuer Mitarbeiter und darüber, wie Unternehmen ein nahtloses Onboarding-Erlebnis schaffen können. Aber auch die Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs, wenn ein Mitarbeiter beschließt, Ihr Unternehmen zu verlassen, ist ein entscheidender Aspekt des Personalmanagements.
Da es sich um den letzten Schritt eines Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen handelt, ist es von entscheidender Bedeutung, dafür zu sorgen, dass alles reibungslos verläuft.
Hier sind einige Gründe dafür:
Um Ihr Employer Branding zu festigen
Um das Unternehmen vor rechtlichen Schritten zu schützen
Um zu verhindern, dass der Mitarbeiter vertrauliche Informationen an Konkurrenten weitergibt
Um den Mitarbeitern einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen zu vermitteln
Um guten Mitarbeitern die Tür zur Rückkehr offen zu halten - oder Sie als Arbeitgeber zu empfehlen
Um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter in gutem Einvernehmen geht
Das ordnungsgemäße Offboarding von Mitarbeitern hat zahlreiche Vorteile. Zum einen trägt es dazu bei, die Marke eines Arbeitgebers zu verbessern, indem es einen positiven Ruf bei den Bewerbern aufrechterhält. Zum anderen unterstützt es die Einhaltung von Compliance-Vorschriften, indem es sicherstellt, dass alle rechtlichen Verpflichtungen erfüllt werden und keine Dokumente oder Informationen zurückbleiben.
Darüber hinaus kann ein konstruktiver und durchdachter Offboarding-Prozess auch die Kosten senken, indem sichergestellt wird, dass relevante Informationen und Kenntnisse nicht mit dem ausscheidenden Mitarbeiter verloren gehen, sondern im Unternehmen verbleiben und dem neuen Mitarbeiter zugutekommen. Das kann die Einarbeitungszeit verkürzen und die Produktivität und Effizienz steigern.
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Natürlich gibt es viele verschiedene Ansätze für Ihren Offboarding-Prozess, aber es gibt einige Best Practices, die Sie bei der Strukturierung Ihres Offboarding-Ansatzes beachten sollten - und diese werden am besten in einer zentralen Offboarding-Checkliste zusammengestellt.
Die Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitern sollte ein Dokument sein, das von der Personalabteilung, den Managern und den Mitarbeitern verwendet werden kann, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Aufgaben erledigt werden. Dies sollte ein Dokument sein, das regelmäßig überprüft und aktualisiert wird. Es ist wichtig, dass alle am Prozess Beteiligten Zugang zu einer aktuellen Version der Offboarding-Checkliste haben, damit es später keine Überraschungen gibt, wenn es darum geht, Mitarbeiterinformationen zu vervollständigen oder Unterlagen bei Behörden einzureichen.
Kommunizieren Sie die personellen Veränderungen mit dem Rest des Teams. Es gibt nichts Schlimmeres als Gerüchte darüber, ob und warum ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Stellen Sie daher sicher, dass Sie dem Flurfunk zuvorkommen und den Onboarding-Prozess in die Hand nehmen.
Dazu gehört, dass Sie allen Mitarbeitern die Veränderung in Ihrem Team klar mitteilen und sicherstellen, dass sie die Auswirkungen auf ihre Arbeit verstehen. Außerdem sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter einen direkten Ansprechpartner haben, wenn sie Fragen oder Bedenken zu den bevorstehenden Veränderungen haben.
Die Verwaltung ist ein wichtiger Teil der Teamführung, und dazu gehört auch das Offboarding eines Mitarbeiters. Je nach den Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens müssen Sie möglicherweise einige Formulare für ausscheidende Mitarbeiter vorbereiten.
Dazu können gehören:
NDAs (Vertraulichkeitsvereinbarungen)
Quittungen für die Rückgabe von Firmeneigentum, wie Laptops und Handys
Bescheinigungen über die Beschäftigung
Arbeitszeugnisse
Wenn Sie noch keinen Ersatz für den ausscheidenden Mitarbeiter haben, sollten Sie einen Plan erstellen, wie Ihr Team mit dessen Aufgaben umgehen wird. Dies könnte bedeuten, dass Sie andere Mitarbeiter oder Auftragnehmer bitten, vorübergehend Aufgaben zu übernehmen, bis Sie einen neuen Mitarbeiter gefunden haben.
Sie sollten auch dafür sorgen, dass jeder weiß, für welche Aufgaben er zuständig ist und bis wann diese erledigt sein müssen.
Der Wissenstransfer ist ein unglaublich wichtiger Teil des Offboarding-Managements. Wenn Sie nicht dafür sorgen, dass die spezifischen Kenntnisse und Erfahrungen des ausscheidenden Mitarbeiters korrekt an den Rest des Teams weitergegeben werden, riskieren Sie den Verlust wertvoller Unternehmensinformationen - ganz zu schweigen von den Einbußen bei der Mitarbeitereffizienz, wenn der neue Mitarbeiter bei Null anfangen muss und möglicherweise auf Probleme stößt, die mit einer ordnungsgemäßen Übergabe hätten gelöst werden können.
Um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter sein Wissen weitergibt, können Sie ihn entweder auffordern, ein Übergabedokument mit allen spezifischen Informationen und Kenntnissen, die für die Position erforderlich sind, zu verfassen, oder eine persönliche Übergabe organisieren - an dem im besten Falle der neue Mitarbeiter bereits teilnimmt.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Offboarding ist die Durchführung eines Austrittsgesprächs. So können Sie dem ausscheidenden Kandidaten nicht nur ein Feedback über seine Zeit in Ihrem Unternehmen geben, sondern auch konstruktive Kritik und Gründe für sein Ausscheiden aus der Stelle erfahren.
Diese Erkenntnisse sind äußerst wertvoll, um das Arbeitsklima für den Rest Ihres Teams zu verbessern und anderen Teammitgliedern, die möglicherweise mit ähnlichen Themen hadern, zuvorzukommen.
Bereiten Sie sich auf das Austrittsgespräch vor, indem Sie einen Fragebogen erstellen, den der Mitarbeiter ausfüllt, und bitten Sie ihn um Feedback, wie sich Ihr Unternehmen verbessern kann.
Einer der letzten Schritte im Entlassungsprozess ist das Einsammeln von Firmeneigentum wie zum Beispiel Laptops, Handys und anderer Hardware. Außerdem sollten Sie dem Mitarbeiter den Zugang zu internen Dokumenten und zur Unternehmenssoftware entziehen, die er erhalten hat.
Und schließlich sollten Sie sich verabschieden! Es ist eine nette Geste, einen Mitarbeiter mit einer Abschiedsparty zu verabschieden oder ihm ein Geschenk des Teams zu überreichen, um ihn an die gemeinsam verbrachte Zeit zu erinnern.
Falls dies nicht möglich ist, sollten Sie zumindest sicherstellen, dass Sie eine nette E-Mail schreiben oder ein paar Worte am letzten Tag des Mitarbeiters sagen.
Mit all den genannten Vorteilen und bewährten Verfahren ist klar, dass das Offboarding von Mitarbeitern ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihres Teams ist. Mit dieser Checkliste können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter auf den nächsten Schritt im Leben vorbereitet sind und Ihr Unternehmen auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters erfolgreich sein wird.
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