5 Fehler, die du bei Briefings vermeiden solltest

Ein gutes Briefing ist die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern. Denn wer seine Erwartungen klar formuliert und alle wichtigen Informationen bereitstellt, erspart sich im besten Falle unnötige Korrekturschleifen. Doch leider machen viele Auftraggeber immer noch ein paar entscheidende Fehler bei der Erstellung von Briefings.

Hier sind fünf der häufigsten Fehler beim Schreiben von Briefings.

Bringen wir es auf den Punkt: Ein Briefing, das mehr als eine Seite umfasst, ist zu lang. Versuche, dich so kurz und knapp wie möglich zu halten und nur die wichtigsten Informationen in das Briefing aufzunehmen.

Dafür musst du auch gar nicht erst umständlich eine Word-Datei anlegen oder eine vorgefertigte PDF-Datei nutzen, um ein Briefing zu verfassen. Die gute alte E-Mail tut es auch. So haben deine Auftragnehmer alle Informationen gesammelt an einem Ort und können im Zweifel immer wieder kurz in den E-Mail-Verlauf schauen.

Wenn du stattdessen eine lange Datei als Briefing mitschickst, müssen sich die Freelancer erst in dem Dokument zurechtfinden und die Informationen raussuchen, die sie brauchen. Das kostet Zeit und Nerven und kann sich im schlimmsten Falle negativ auf eure weitere Zusammenarbeit auswirken. Deswegen kürze dein Briefing so weit du kannst.

Klar, du willst den Dienstleistern, mit denen du zusammenarbeitest, alle wichtigen Informationen für das Projekt an die Hand geben. Aber mal ehrlich, ist die genaue Vorgabe von Adjektiven, die ihr gerne im Text benutzen würdet, wirklich so relevant?

Konzentriere dich lieber auf die wirklich wichtigen Dinge, die der Dienstleister wissen muss und nenne diese in klaren, kurzen Sätzen. Denn wenn du dein Briefing zu eng fasst und unzählige konkret formulierte Wünsche hast, kannst du das Projekt eigentlich auch gleich selbst umsetzen.

Nutze die Vorteile eines externen Auftragnehmers mit einem frischen Blick auf dein Unternehmen und deine Dienstleistung. Wer weiß, vielleicht kommt er oder sie auf eine ganz neue Idee oder verfolgt einen Ansatz, auf den du selbst nie gekommen wärst. Biete deinen Freiberuflern Raum, sich zu entfalten und lass dich von dem Endergebnis positiv überraschen.

Der Hauptgrund für das Verfassen eines Briefings ist es, einer externen Person alle Informationen an die Hand zu geben, damit er oder sie den Auftrag ideal umsetzen kann. Deswegen solltest du dich am besten in die Position des Kleinunternehmers hineinversetzen und dir überlegen, welche Fragen er oder sie zu dem Auftrag haben könnte.

Auf dieser Basis solltest du die wichtigsten Fragen in deinem Briefing beantworten:

• Was soll erstellt werden?

• Was ist das Ziel des Auftrags?

• Bis wann muss der Auftrag geliefert werden?

• Welchen Umfang hat der Auftrag? (Stückzahl, Seitenzahl, Wortzahl etc.)

• Wie soll das Ergebnis geliefert werden? (per E-Mail, per Post, Google Doc etc.)

• Wer ist mein Ansprechpartner?

• Welches Format soll das Ergebnis haben? (z.B. Word, PDF, JPG etc.)

• Gibt es externe Quellen, die ich nutzen kann/soll?

• Bei Texten: Welche sprachlichen Vorgaben gibt es? (duzen oder siezen, Umgangssprache etc.)

• Gibt es sonst noch etwas, das ich wissen sollte?

In einem guten Briefing sollte auch eine Deadline für die finale Lieferung des Auftrags stehen. Diese sollte so konkret wie möglich sein und nicht etwa heißen: so schnell wie möglich, bis zum Ende des Monats oder in den nächsten Wochen. Wenn vorab Teillieferungen erfolgen sollen, sollte auch hierfür jeweils eine klare Deadline festgehalten werden.

Durch das Nennen einer konkreten Frist gibt es keine Missverständnisse und der Auftraggeber wartet nicht fünf Tage vor Ende des Monats auf die Lieferung, während der Auftragnehmer denkt, er habe noch drei weitere Tage Zeit für die Bearbeitung. Klare Deadlines klären die Fronten und setzen klare Erwartungen für beide Seiten.

Die beste Möglichkeit, einem externen Kleinunternehmer ein Verständnis davon zu vermitteln, was man sich von dem Auftrag erhofft, ist das Mitschicken von konkreten Beispielen. Das können bereits bestehende Texte sein oder auch Links zu Seiten, an denen man sich inhaltlich orientieren möchte.

Auch Bilder können nützlich sein, um dem Auftragnehmer eine klare Idee zu verschaffen, was von der Zusammenarbeit erwartet wird. Deswegen schickst du am besten ein bis zwei konkrete Beispiele mit, um dein Briefing professionell abzurunden.