10 Payroll-Fehler, die Sie vermeiden sollten

Gehälter berechnen, Steuern überweisen, Berichte erstellen… die Payroll-Abwicklung ist aufwendig. Noch zeitintensiver wird es, wenn Sie diese Prozesse nicht nur für einen, sondern für mehrere internationale Standorte durchführen müssen. Globale Payroll-Prozesse sind ohne Zweifel eine der größten Herausforderungen für Unternehmen, die international expandieren. Hinzu kommt, dass Sie sich an verschiedene Steuerfristen und Compliance-Vorschriften halten müssen.

All das bietet einiges an Raum für Fehler - und die können schnell teuer werden. Nicht nur, dass Sie für verpasste Fristen und falsche Dokumentation Strafen zahlen müssen, Fehler bei der Gehaltsabwicklung können auch das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen negativ beeinflussen und im schlimmsten Falle zu Kündigungen führen.

Deswegen sollten globale Unternehmen ihre Payroll-Prozesse optimieren - und dafür die folgenden 10 Payroll-Fehler möglichst vermeiden.

Bei der Gehaltsabrechnung geht es nicht nur um die Berechnung von Gehältern, Lohnsteuer und Sozialabgaben, sondern auch um die richtige Meldung dieser Summen an die zuständigen Behörden. Wenn Sie an mehreren internationalen Standorten Mitarbeiter beschäftigen, bedeutet das für Ihr HR Team auch zusätzlichen Druck für die Einhaltung von lokalen Fristen. Eine Möglichkeit, um potenzielle Fehler zu vermeiden, ist das Aufsetzen eines globalen Payroll- und Compliance-Kalenders, der Ihre Mitarbeiter an alle wichtigen Payroll-Fristen erinnert.

Einen Mitarbeiter fälschlicherweise als Freelancer oder Auftragnehmer zu klassifizieren ist zwar ein Fehler, der auch Unternehmen mit nur einem Standort passieren kann, aber das Risiko einer Scheinselbstständigkeit erhöht sich erheblich, wenn Sie mit einem international verteilten Team zusammenarbeiten. Der Grund dafür ist einfach: Jedes Land hat unterschiedliche Regeln, was die Einstufung von Mitarbeitern angeht. Je mehr Länder auf Ihrer Payroll-Liste stehen, desto höher ist das Risiko einer falschen Meldung. Es gibt jedoch zwei Möglichkeiten, um dieses Risiko zu umgehen: Sie können entweder mehr Geld in die Hand nehmen und eigene Ressourcen auf das Einhalten von Compliance-Regeln ansetzen, oder alternativ einen externen Payroll-Experten damit beauftragen.

73% der international vertretenen Unternehmen geben laut Deloitte zumindest Teilbereiche ihrer globalen Payroll-Prozesse an externe Anbieter ab. Dabei ist die Auswahl eines geeigneten Partners extrem wichtig. Geschäftsführer wissen aber oftmals nicht, was einen guten Payroll-Anbieter ausmacht und welche Services für ihr Unternehmen wirklich von Vorteil sind. Das Ergebnis: Sie wählen den falschen Anbieter für ihr Unternehmen und müssen sich letztendlich mit einer Lösung arrangieren, die nicht perfekt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Einer Umfrage aus dem Jahr 2021 zufolge, ist das Outsourcen von Payroll-Services an einen lokalen Partner eine sehr beliebte Option: 26,6% der befragten Unternehmen geben ihre ausländischen Payroll-Prozesse an einen lokalen Partner ab. Doch je mehr Standorte Sie haben, desto schwieriger wird auch das Verwalten von mehreren Payroll-Dienstleistern. Daten kommen in unterschiedlichen Formaten bei Ihnen an und müssen erst in aufwendiger Kleinstarbeit händisch in bestehende Systeme eingegeben werden. Das ist weder effektiv, noch transparent. Mit einer Softwarelösung wie Lano umgehen Sie dieses Problem, denn damit können Sie alle Ihre Payroll-Anbieter in eine zentrale Plattform integrieren und somit die Daten für alle Ihre globalen Mitarbeiter in einem Dashboard einsehen.

Egal für welches Payroll-Modell Sie sich entscheiden, Sie müssen offiziell in einem Land mit Ihrem Unternehmen vertreten sein, um dort auch Mitarbeiter einzustellen. Das bedeutet, dass Sie stets ein neues Büro eröffnen müssen, wenn Sie in einem neuen Land einen Mitarbeiter anheuern möchten, oder sich entsprechend bei den Behörden anmelden müssen. Diese Prozesse sind nicht nur sehr langwierig, sondern auch extrem kostspielig. Deswegen kann es sich lohnen, für Standorte, an denen Sie nur Mitarbeiter einstellen, aber kein eigene Unternehmenseinheit eröffnen möchten, mit einem Employer of Record (EOR) zusammenzuarbeiten. Dieser stellt Mitarbeiter in Ihrem Namen für Sie ein und kümmert sich nicht nur um rechtskonforme Arbeitsverträge, sondern auch um die Abwicklung des gesamten Payroll-Prozesses.

Payroll-Daten sind vertraulich zu behandeln. Doch insbesondere für Unternehmen mit Mitarbeitern in unterschiedlichen Ländern kann das schnell schwierig werden. Das liegt daran, dass jedes Land andere Datenschutzgesetze hat. Darüber hinaus ist das Verarbeiten von Daten über Landesgrenzen und verschiedene Systeme hinweg extrem anfällig für Sicherheitslücken. Deswegen sollten Sie bei der Beauftragung eines externen Payroll-Anbieters stets auf hohe Sicherheitsstandards wert legen.

Nicht nur bei dem Einreichen von Steuererklärungen ist das Einhalten von Fristen wichtig. Sie sollten natürlich auch Ihre Mitarbeiter stets pünktlich bezahlen. Dafür müssen Sie bei globalen Teams allerdings mit einberechnen, dass internationale Überweisungen oft eine längere Bearbeitungszeit haben, als lokale Bank Transfers. Hinzu kommt, dass nicht jede Bank auch die Zahlung an ausländische Konten erlaubt. In diesem Fall müssen Sie ein Konto vor Ort eröffnen, um Ihre Mitarbeiter zu bezahlen. All dies kostet Zeit und sollte dementsprechend bei der globalen Payroll-Abwicklung berücksichtigt werden.

Das führt uns zu einer weiteren globalen Payroll-Falle: Mitarbeiter erhalten ihr Gehalt in einer falschen Währung. In den meisten Ländern ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Mitarbeiter auch in der Landeswährung bezahlt werden müssen. So müssen remote Angestellte bspw. in Indien auch in indischen Rupien vergütet werden.

Das bringt allerdings eine Herausforderung mit sich: Erstens müssen Sie die richtige Währung dem richtigen Mitarbeiter zuweisen, was mit steigender Größe eines internationalen Teams auch zunehmend komplexer wird. Und zweitens sollten Sie sich darum bemühen, einen guten Wechselkurs für diese Transaktionen zu bekommen. Dabei kann Ihnen unser Lano Wallet behilflich sein. Hier können Sie verschiedene Währungen hinterlegen und erhalten dabei garantiert die besten Wechselkurse.

Viele Unternehmen verlassen sich für Ihre Payroll-Prozesse immer noch auf Tabellen. Das verlangsamt die gesamte Abwicklung nicht nur extrem, sondern ist auch besonders fehleranfällig - gerade bei internationalen Mitarbeitern an verschiedenen Standorten. Deswegen sollten Sie sich nach einer Softwarelösung erkundigen, die Ihre Prozesse vereinheitlicht und automatisch in eine zentrale Plattform importiert.

Der wohl wichtigste Aspekt einer internationalen Payroll ist es, das gesamte globale Team pünktlich und in der richtigen Währung zu bezahlen. Doch es ist falsch zu denken, dass es bei der Payroll-Abwicklung nur um das Berechnen und Überweisen von Gehältern geht. Es geht vielmehr auch um das Verwalten von zusätzlichen Leistungen für globale Mitarbeiter. Bonus Zahlungen und zusätzliche Leistungen spielen eine wichtige Rolle, wenn Sie neue Mitarbeiter für Ihr Unternehmen begeistern möchten. Deswegen sollten Sie auch bei all den Herausforderungen einer globalen Payroll nicht das Verwalten von Sonderzahlungen und Benefits für Ihre globalen Mitarbeiter vergessen.

Globale Payroll-Prozesse aufzusetzen ist nicht einfach. Dabei gilt es nicht nur, unzählige Compliance-Herausforderungen zu meistern, sondern auch eine einheitliche und sichere Datenübertragung in ein zentrales System zu gewährleisten, um den Arbeitsaufwand so gering wie möglich zu halten. Außerdem sollten Sie versuchen, das manuelle Eingeben von Informationen in Ihre Systeme so gut es geht zu vermeiden, um Ihre Fehlerquellen zu minimieren.

Mit Softwarelösungen wie Lano können Sie Ihre globalen Payroll Prozesse vereinfachen und alle Ihre lokalen Serviceanbieter in einer Plattform vereinen. Profitieren Sie von unserem umfangreichen Partnernetzwerk und werden Sie schnell auch in neuen Märkten operativ. Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit dem Befüllen von Excel Tabellen. Wir vereinheitlichen Daten automatisch und ermöglichen es Ihnen gleichzeitig, alle Ihre bestehenden und neuen Payroll-Anbieter in einer zentralen Plattform zu vereinen. 

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