10 Gründe, warum Sie in eine globale Payroll Lösung investieren sollten

Der Ausbruch der COVID-19 Pandemie hat globale Geschäfte durchaus verlangsamt, aber aller Voraussicht nach werden sich internationale Unternehmen schnell erholen. Die Harvard Business Review sagt über den Stand der Globalisierung in 2021: „Der Handel hat sich erholt, Kapital fließt wieder und neue digitale Informationswege haben sich aufgetan.“ Der Einfluss von Corona auf globale Payroll-Prozesse hingegen ist permanenter Natur. Wie die Erfahrungen in der Pandemie gezeigt haben, müssen internationale Unternehmen ihre globale Lohn- und Gehaltsabrechnung jetzt grundsätzlich überdenken.

Dem Gartner Market Guide für Multicountry Payroll Solutions aus dem Jahr 2021 zufolge, hat sich das Interesse und die Investition in globale Payroll-Lösungen von 2019 auf 2020 deutlich erhöht. Viele Entscheider in Unternehmen sind zunehmend dabei, ihre internationalen Payroll-Prozesse zu verbessern und das Bedürfnis nach einheitlichen globalen Payroll-Lösungen, die die Prozesse über mehrere Länder hinweg standardisieren, Daten in einer zentralen Plattform speichern und bessere Einblicke geben, ist größer als je zuvor.

Doch was genau ist der Vorteil einer globalen Payroll-Plattform für internationale Unternehmen? Und warum sollten Sie in eine globale Payroll-Lösung investieren? Lesen Sie weiter und erfahren Sie, welche zehn Gründe für eine globale Payroll-Lösung für Ihr Unternehmen sprechen.

Eine der wichtigsten Funktionen einer globalen Payroll-Lösung ist die Prozessautomatisierung, sowohl von der Payroll-Verarbeitung, als auch der Datenzusammenführung. Personal- und Payroll-Teams müssen nicht mehr repetitive Aufgaben ausführen und haben dementsprechend mehr Zeit, um sich auf das Wachstum des Unternehmens zu konzentrieren.

Darüber hinaus kann auch der Zugang zu Funktionen für Mitarbeiter selbst einiges an Zeit sparen. Wenn sich die Mitarbeiter zum Beispiel eigenhändig ihre Gehaltsnachweise herunterladen oder Bankdaten aktualisieren können, müssen diese Aufgaben nicht mehr von der Personalabteilung etc. ausgeführt werden.

Payroll-Daten sind vertraulich und die Sicherung der Daten sollte höchste Priorität für jedes Unternehmen haben. Das ist jedoch nicht immer so einfach, wenn Ihr Unternehmen in unterschiedlichen Ländern vertreten ist. Der Datentransfer zwischen verschiedenen Gerichtsbarkeiten stellt eine mögliche Sicherheitslücke dar, weil Sie sich an die jeweils geltenden Datenschutzgesetze in den einzelnen Ländern halten müssen.

Wenn Sie sich nicht an die geltenden Gesetze halten, müssen Sie mit hohen Strafen rechnen. Strafen für die Nichteinhaltung der neuen Datenschutzverordnung (DSGVO) können zum Beispiel bis zu 10 Millionen Euro oder 2% des gesamten globalen Umsatzes eines Unternehmens betragen. Von den Sicherheitsrisiken der Datenübertragung von einem System zum nächsten ganz zu schweigen.

Mit einer einheitlichen globalen Payroll-Plattform müssen Sie sich keine Gedanken über mögliche Sicherheitsverstöße Ihrer Daten machen. Payroll-Anbieter folgen höchsten Sicherheitsstandards, wodurch die Datensicherheit bei allen Payroll-Prozessen garantiert ist. Darüber hinaus ist die Wahrscheinlichkeit eines Datendiebstahls bei einer globalen Payroll-Plattform wesentlich geringer, da alle Datenübertragungen innerhalb eines sicheren und gut geschützten Systems stattfinden.

Die Corona Pandemie hat uns gezeigt, dass eine globale Krise schlimme Auswirkungen auf Payroll-Prozesse von Unternehmen haben kann. Eine der Schwächen, die sich in der Pandemie aufgetan hat, ist eine fehlende Vereinheitlichung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, was zu höherer Angreifbarkeit in Krisenzeiten geführt hat. Der Wechsel zu einer globalen Payroll-Plattform mit automatisierten Prozessen und einem einheitlichen Datenfluss sowie standardisierten Prozessen über verschiedene Standorte hinweg kann Unternehmen dabei helfen, widerstandsfähiger zu werden und fehlendes oder nicht ausreichend geschultes Personal auszugleichen.

Ein weiterer Vorteil der Prozessautomatisierung durch eine globale Payroll-Lösung ist die Tatsache, dass die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich reduziert wird. Payroll-Fehler entstehen in der Regel dann, wenn Zahlungsprozesse manuell ausgeführt werden, was in vielen Unternehmen immer noch der Fall ist. Selbst in Zeiten der Digitalisierung und trotz der vielen Technologien, die uns heute zur Verfügung stehen, werden viele Payroll-Schritte, wie etwa der E-Mail-Verkehr, das Ausfüllen von Tabellen und die Datenaktualisierung häufig noch händisch ausgeführt. Dies wurde von der aktuellen GPA und Immedis Umfrage zu globaler Payroll bestätigt: 71% der Unternehmen verlassen sich für die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung immer noch auf Excel.

Unternehmen zu leiten ist stets eine Herausforderung. Doch noch komplizierter wird es für internationale Unternehmen, die in mehreren Ländern und Märkten vertreten sind. Um dabei die Kontrolle nicht zu verlieren, müssen Sie immer wissen, was in welchem Markt gerade passiert - und das kann bei globalen Konzernen schnell zu einer tagesfüllenden Aufgabe werden. Für das Koordinieren von internationalen Arbeitsprozessen ist es daher von Vorteil, nur eine globale Payroll-Plattform zu nutzen, die das Aktualisieren von Daten vereinfacht und zentralisiert.

Einer der vielen Gründe dafür, warum es so schwer ist, globale Payroll-Prozesse effizient zu verwalten, sind die verschiedenen Daten, die von unterschiedlichen Anbietern zur Verfügung gestellt werden und die Sie wiederum in Ihr zentrales System übertragen müssen.

Diese Daten werden oft zu unterschiedlichen Zeiten (je nachdem, ob Sie Ihre Payroll wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich in einem bestimmten Land verarbeiten) und in verschiedenen Dateiformaten veröffentlicht, was das einheitliche Weiterverarbeiten erheblich erschwert. Das Ergebnis: Ohne eine globale Payroll-Lösung, die alle Daten aus allen Standorten in einer zentralen Plattform einheitlich verarbeitet, ist es fast unmöglich, verlässliche Daten zu erhalten und einen Einblick in die Payroll-Daten eines globalen Teams zu bekommen.

Doch gerade wenn sich Ihr Unternehmen in einem schnell wachsenden und sehr kompetitiven Markt befindet, ist es unabdinglich zu wissen, wie viel Sie für Ihre Mitarbeiter in jedem Land ausgeben. Einer Analyse von ISG und Deloitte zufolge, machen Payroll-Kosten zwischen 50% und 60% der Unternehmensausgaben (am Beispiel eines Unternehmens der Fortune 500) aus. Grund genug also, dass das effiziente Verwalten Ihrer Mitarbeiter oberste Priorität haben sollte. Der Zugang zu verlässlichen Daten in Echtzeit spielt dabei eine große Rolle.

Verlässliche Payroll-Daten ermöglichen es Ihnen, gut informierte Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen und Ihren globalen Cashflow effizienter zu verwalten.

Laut dem Global Payroll Management Institute ist Compliance die größte Herausforderung bei globalen Payroll Prozessen. Der Grund dafür ist einfach: Vorschriften und Gesetze sind in jedem Land unterschiedlich und es ist sehr zeitintensiv, sich mit all den unterschiedlichen Regeln in den verschiedenen Ländern auseinanderzusetzen. So hat zum Beispiel eine Studie unter Compliance-Experten aus Finanzunternehmen herausgefunden, dass im Jahr 2020 26% der Unternehmen vier bis sieben Stunden pro Woche damit verbracht haben, ihre Vorschriften und Prozesse zu aktualisieren, um gemäß der aktuell geltenden Gesetze zu handeln. Weitere 22% gaben sogar an, wöchentlich damit acht bis zehn Stunden zu verbringen.

Um Ihr Team von dem andauernden Compliance-Druck zu entlasten, können Payroll-Prozesse an externe Anbieter outgesourct werden. Doch mit mehreren unterschiedlichen Anbietern zu kommunizieren kann ebenfalls schnell zu einer Herausforderung werden. Deswegen sollten Sie sich für eine einheitliche globale Payroll-Plattform entscheiden, über die Sie mit all Ihren individuellen Payroll-Partnern an Ihren Unternehmensstandorten zusammenarbeiten können.

Stellen Sie sich einmal vor, dass Ihr Unternehmen bereits in verschiedenen Märkten aktiv ist und plant, im kommenden Jahr in weitere Länder zu expandieren. Das bedeutet, dass Sie vor Ort Mitarbeiter einstellen und einen neuen Payroll-Prozess für den neuen Standort implementieren müssen. Ohne eine globale Payroll-Strategie und eine zentrale Payroll-Plattform, in die Sie neue Standorte einfach integrieren können, ist es sehr zeit- und arbeitsaufwendig, einen neuen Prozess aufzusetzen und in Ihr bestehendes System zu integrieren.

In diesem Fall bietet Ihnen eine globale Payroll-Lösung gleich zwei Vorteile. Zum einen kann eine globale Payroll-Lösung, die als ein Payroll-Aggregator fungiert (also mit einem Netzwerk an lokalen Payroll-Partnern zusammenarbeitet), Sie wesentlich schneller mit einem passenden Anbieter in Kontakt bringen, als wenn Sie eigenhändig verschiedene Payroll-Angebote vergleichen. Zum anderen ermöglicht es Ihnen eine globale Payroll-Plattform mit einer entsprechenden API, neue externe Anbieter nahtlos in das System zu integrieren und so neue Standorte schneller operativ anzubinden.

Die richtigen Mitarbeiter sind ausschlaggebend für den Erfolg eines Unternehmens und sobald Sie sich ein starkes internationales Team aufgebaut haben, wollen Sie es sicherlich auch behalten. Deswegen sollten Sie bei Ihren Payroll-Prozessen auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter nicht vergessen. Je zufriedener der Mitarbeiter, desto besser ist auch die Performance - und das ist letztendlich auch ein Gewinn für Ihr Unternehmen.

Globale Payroll-Lösungen sind dafür da, sowohl Ihnen als Arbeitgeber als auch Ihren Mitarbeitern eine positive User Experience zu bieten. Darüber hinaus tragen Sie außerdem mit einer erhöhten allgemeinen Effizienz und einem präzisen globalen Payroll-Prozess ganz automatisch zur Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter bei.

Neben Compliance, korrekten Abrechnungen und dem Zustellen von Gehaltsabrechnungen ist das Tätigen von internationalen Überweisungen eine weitere große Herausforderung für multinationale Unternehmen mit globalen Teams. Dabei geht es nicht nur um das Anweisen von Zahlungen in der korrekten Währung für den Mitarbeiter, sondern auch um das Garantieren eines pünktlichen Zahlungseingangs über Ländergrenzen hinweg.

In manchen Fällen kann hier zwar ein lokaler Anbieter Abhilfe schaffen, - zum Beispiel in Ländern, in denen Payroll-Anbieter legal Gehaltsüberweisungen im Namen des Arbeitgebers tätigen dürfen - jedoch stellen internationale Überweisungen in der Regel ein großes Problem dar für Unternehmen mit Mitarbeitern, die überall auf der Welt verteilt leben.

Bei Überweisungen an örtlich unabhängige Mitarbeiter kann es zu unterschiedlichen Problemen kommen: Überweisungen sind teuer und dauern lange, das Vergleichen von Wechselkursen nimmt sehr viel Zeit in Anspruch und die Preisgestaltung ist alles andere als transparent. Deswegen lohnt es sich für Unternehmen, die regelmäßig Zahlungen in andere Länder und in andere Währungen anweisen, eine Lösung für internationale Überweisungen zu finden, bei der nicht jedes Mal horrende Gebühren für jede Zahlung anfallen.

Eine globale Payroll Lösung wie Lano beinhaltet zum Beispiel ein digitales Wallet, über das Unternehmen Überweisungen in unterschiedliche Länder ohne lange Wartezeiten tätigen können und sich keine Gedanken über Bearbeitungsgebühren und hohe Wechselkurse machen müssen.

Es gibt viele verschiedene Gründe dafür, warum internationale Unternehmen in eine globale Payroll-Lösung investieren sollten. Mehr Daten-Einsicht, höhere Effizienz, garantierte Compliance und ein zentrales Payroll Management System sind ein paar der größten Vorteile einer globalen Payroll-Plattform. Unternehmen, die Ihre internationalen Payroll-Prozesse effizienter, transparenter und einfacher gestalten möchten, sollten also nach einer einheitlichen globalen Payroll-Lösung suchen und damit den nötigen Transformationsprozess so schnell wie möglich anstoßen.

Lano hilft Unternehmen jeder Größe dabei, ihre globalen Payroll-Prozesse zu vereinfachen. Unsere globale Payroll Lösung unterstützt dabei, Ihre internationalen Payroll-Anbieter zentral in einer Plattform zu verwalten. Dank unseres automatisierten Datenflusses können Sie die Payroll-Daten Ihres gesamten globalen Teams jederzeit einsehen, inklusive Freelancers, Auftragnehmern und anderen Dienstleistern. Und wenn Sie Hilfe bei dem Aufsetzen eines Payroll-Prozesses in einem neuen Markt benötigen, können Sie auf unser Netzwerk an lokalen Anbietern in mehr als 150 Ländern weltweit zugreifen.

Interessiert? Dann schreiben Sie uns eine Nachricht und finden Sie heraus, wie unsere Plattform auch Ihre globale Payroll vereinfachen kann.